A faturação é a alavanca mais subvalorizada num laboratório dentário. Os proprietários de laboratórios obcecam-se com a velocidade do design CAD e o rendimento da impressora, e depois passam os dois últimos dias do mês a lutar com ficheiros Excel para produzir faturas que já deviam existir.
Um laboratório digital não fatura. Liberta faturas que o sistema já escreveu. Este artigo explica como isso funciona na prática e como lá chegar.
Conhece-a bem. No dia 28 do mês, alguém puxa uma lista de casos por clínica do sistema de produção. Cruza-os com uma folha Excel de preços acordados. Insere manualmente cada linha no programa de contabilidade. Gera PDFs. Envia-os por e-mail um a um. Dois dias, por vezes três.
Depois começa a segunda vaga: as chamadas sobre linhas que a clínica não reconhece, as correções, as faturas reemitidas. Mais meio dia perdido. Quando o dinheiro chega, o laboratório perdeu uma semana inteira de tempo administrativo num processo que deveria ser automático.
Cada caso tem um preço. O preço vem da tabela de preços por clínica definida quando a clínica foi integrada. Quando o caso é encerrado, a linha fica bloqueada.
No dia 1 do mês seguinte, a plataforma agrupa todos os casos encerrados do mês anterior por clínica e cria um rascunho de fatura. O laboratório revê os rascunhos num único ecrã, liberta-os todos com uma única ação e o sistema:
O laboratório passou de dois dias de trabalho para quinze minutos de revisão.
Os preços vivem numa tabela de tarifas, não numa folha de cálculo. A tabela de tarifas é por clínica. A plataforma aplica-a automaticamente quando o caso é criado. O técnico nunca digita um preço.
As faturas são geradas por clínica por mês, com uma linha por caso. As clínicas que preferem uma fatura por caso obtêm-no como opção de configuração. A plataforma não deve impor um único modelo de faturação.
As autoridades fiscais exigem sequências ininterruptas. A plataforma assegura-o. Sem falhas, sem edições manuais do número.
Espanha tem o Verifactu e o Facturae, Itália tem o SDI, França tem o Chorus Pro, Alemanha tem o XRechnung. A plataforma tem de produzir o formato legalmente exigido para o país do laboratório. Se não o fizer, continuará a pagar a um serviço externo de contabilidade para o fazer por si.
Na Europa, o débito direto SEPA elimina a cobrança. A clínica assina o mandato uma vez. A plataforma gera o ficheiro XML SEPA todos os meses, o banco retira o dinheiro, o laboratório confirma em poucos cliques.
Para clínicas que preferem pagar por cartão, o Stripe Connect na plataforma permite-lhes pagar faturas online. O dinheiro chega no dia seguinte. O laboratório paga uma pequena comissão e poupa uma semana de fluxo de caixa.
Três dias antes do vencimento, a plataforma envia um lembrete. Cinco dias depois, um mais incisivo. Quinze dias depois, um aviso final com a linguagem legal do país. O proprietário do laboratório só vê os casos que necessitam de uma chamada telefónica.
O DoYourLab gera faturas a partir dos seus casos encerrados, envia-as às clínicas com um link de pagamento, produz ficheiros XML SEPA e integra-se com o Stripe Connect para que o dinheiro chegue mais depressa. Ver planos
O Stripe Connect é o padrão correto para uma plataforma de laboratório multi-tenant: cada laboratório tem a sua própria conta Stripe conectada, a plataforma cobra uma pequena taxa de aplicação e os fundos são liquidados diretamente ao laboratório. As clínicas pagam faturas online por cartão ou débito bancário, o laboratório recebe o dinheiro em 1 a 2 dias.
A configuração é feita uma única vez na plataforma. A partir daí, cada fatura inclui um link de pagamento. Sem reconciliação manual. A plataforma marca a fatura como paga no momento em que o webhook é disparado.
Um laboratório com 200 casos por mês e 30 clínicas ativas gasta tipicamente 16 horas por mês em faturação no fluxo manual. Com um custo real de 25 EUR por hora, são 400 EUR por mês, mais o custo dos pagamentos atrasados que se seguem porque o dinheiro chega mais devagar.
Passar para uma plataforma que custa na mesma faixa e elimina 90% desse trabalho paga-se a si própria no primeiro mês. O efeito de segunda ordem — dinheiro mais rápido — liberta capital de giro que pode ser gasto em materiais, pessoal ou marketing em vez de numa linha de crédito.
A faturação é a última etapa do fluxo de trabalho digital, mas tem de estar ligada desde o início. Se o catálogo e as tabelas de preços não estiverem corretos, as faturas também não estarão. Abordamos a configuração do catálogo no guia de software para laboratórios dentários e a implementação completa no plano passo a passo para digitalizar um laboratório.
Acerte o catálogo, ligue as tabelas de preços por clínica, encerre os casos corretamente. A faturação trata de si própria.