Izdajanje računov je najbolj podcenjen vzvod v zobotehničnem laboratoriju. Lastniki laboratorijev so obsedeni s hitrostjo CAD-načrtovanja in pretokom tiskalnikov, nato pa zadnja dva dni v mesecu bijejo bitko z Excelovimi datotekami za izdelavo računov, ki bi že morali obstajati.
Digitalni laboratorij ne izdaja računov. On sprosti račune, ki jih je sistem že napisal. Ta članek opisuje, kako to izgleda v praksi in kako priti do tja.
Poznate jo. 28. v mesecu nekdo potegne seznam primerov po klinikah iz proizvodnega sistema. Jih navzkrižno preveri z Excelovo tabelo dogovorjenih cen. Ročno vnese vsako vrstico v računovodski program. Generira PDF-je. Jih pošlje po e-pošti enega za drugim. Dva dni, včasih tri.
Nato se začne drugi val: klici glede vrstic, ki jih klinika ne prepozna, popravki, ponovno izdani računi. Še pol dneva je šlo. Ko denar končno prispe, je laboratorij izgubil cel teden administrativnega časa za proces, ki bi moral biti samodejen.
Vsak primer ima ceno. Cena izhaja iz cenika po klinikah, definiranega ob vključitvi klinike. Ko se primer zaključi, je vrstica zaklenjena.
Prvega v naslednjem mesecu platforma združi vse zaključene primere prejšnjega meseca po klinikah in ustvari osnutek računa. Laboratorij pregleda osnutke na enem zaslonu, jih vse sprosti z enim dejanjem in sistem:
Laboratorij je prešel z dveh dni dela na petnajst minut pregleda.
Cene živijo v ceniku, ne v preglednici. Cenik je na kliniko. Platforma ga uveljavi samodejno ob ustvarjanju primera. Tehnik nikoli ne vnaša cene.
Računi se generirajo po kliniki na mesec, z eno vrstico na primer. Klinike, ki želijo račun na primer, to dobijo kot konfiguracijski parameter. Platforma ne sme vsiljevati enotnega modela obračunavanja.
Davčni organi zahtevajo neprekinjene zaporedne številke. Platforma to uveljavlja. Brez vrzeli, brez ročnih popravkov številke.
Španija ima Verifactu in Facturae, Italija SDI, Francija Chorus Pro, Nemčija XRechnung. Platforma mora proizvesti zakonsko zahtevan format za državo laboratorija. Če tega ne počne, še naprej plačujete zunanjo računovodsko storitev, da to naredi namesto vas.
V Evropi SEPA direktna obremenitev odpravi opominjanje. Klinika enkrat podpiše mandat. Platforma vsak mesec generira SEPA XML-datoteko, banka potegne denar, laboratorij potrdi z nekaj kliki.
Za klinike, ki raje plačujejo s kartico, Stripe Connect na platformi omogoča spletno plačilo računov. Denar prispe naslednji dan. Laboratorij plača majhno provizijo in prihrani teden denarnega toka.
Tri dni pred rokom plačila platforma pošlje opomin. Pet dni po roku, strožjega. Petnajst dni po roku, končno obvestilo s pravnim besedilom za posamezno državo. Lastnik laboratorija vidi le primere, ki zahtevajo telefonski klic.
DoYourLab generira račune iz vaših zaključenih primerov, jih pošlje klinikam s povezavo za plačilo, proizvede SEPA XML in se integrira s Stripe Connect, da denar prispe hitreje. Poglej načrte
Stripe Connect je pravi vzorec za večnajemniško laboratorijsko platformo: vsak laboratorij ima svoj povezani Stripe račun, platforma zaračuna majhno provizijo aplikacije, sredstva pa se poravnajo neposredno v laboratorij. Klinike plačajo račune na spletu s kartico ali bančno obremenitvijo, laboratorij dobi denar v 1 do 2 dneh.
Nastavitev je enkratna vključitev znotraj platforme. Po tem vsak račun nosi povezavo za plačilo. Brez ročnega usklajevanja. Platforma označi račun kot plačan v trenutku, ko webhook sproži.
Laboratorij z 200 primeri na mesec in 30 aktivnimi klinikami običajno porabi 16 ur na mesec za obračunavanje pri ročnem toku. Pri dejanski ceni 25 EUR na uro je to 400 EUR na mesec, plus stroški zamud pri plačilih, ki sledijo, ker denar prihaja počasneje.
Prehod na platformo, ki stane primerljivo in odstrani 90 % tega dela, se povrne že prvi mesec. Drugotni učinek — hitrejši denarni tok — sprosti obratni kapital, ki ga lahko porabite za materiale, osebje ali marketing namesto za kreditno linijo.
Izdajanje računov je zadnji kilometer digitalnega delovnega toka, a mora biti povezano od začetka. Če katalog in ceniki niso čisti, računi tudi ne bodo. Nastavitev kataloga obravnavamo v vodniku po programski opremi za zobotehnične laboratorije, celoten načrt uvedbe pa v korak-za-korakom načrtu za digitalizacijo laboratorija.
Uredite katalog, povežite cenike po klinikah, pravilno zapirajte primere. Izdajanje računov se nato poskrbi samo zase.