A faturação é uma das tarefas administrativas mais demoradas num laboratório dentário e, paradoxalmente, uma das que menos valor acrescenta ao negócio. Todos os meses, o responsável administrativo tem de compilar todos os trabalhos realizados para cada clínica, aplicar as tarifas corretas, gerar faturas, enviá-las e acompanhar os pagamentos. Num laboratório com 30 ou 40 clínicas associadas, este processo pode ocupar vários dias inteiros de trabalho.
Neste artigo explicamos os desafios específicos da faturação de laboratórios dentários, como o software de faturação para laboratórios dentários pode automatizar a maior parte do processo e que funcionalidades concretas o DoYourLab oferece para gerir a faturação do seu laboratório de forma eficiente.
A faturação de laboratórios dentários tem particularidades que a tornam especialmente complexa em comparação com outros setores:
Muitos laboratórios ainda gerem a faturação com folhas de cálculo ou software de contabilidade genérico que não está ligado ao sistema de encomendas. Isto significa que todos os meses alguém tem de:
Num laboratório com 30 clínicas e 600 casos por mês, este processo pode consumir entre 15 e 25 horas mensais. Com um custo de 20 €/hora para pessoal administrativo, estamos a falar de 300 a 500 € por mês apenas para o processo de faturação, sem contar os erros que geram reclamações e prejudicam a relação com as clínicas.
A chave da automatização é que o software de gestão já possui toda a informação necessária para gerar faturas: sabe que casos foram entregues, a que clínica pertencem, que produtos incluem e que tarifa se aplica. Basta um clique para converter essa informação em faturas.
O DoYourLab oferece as seguintes funcionalidades para faturação de laboratórios dentários:
Cada caso entregue no DoYourLab tem produtos associados com os seus preços. Quando chega o momento de faturar, o sistema agrupa automaticamente todos os casos entregues por clínica durante o período selecionado e gera um rascunho de fatura com todas as linhas detalhadas. O gestor só precisa de rever e confirmar.
Este processo que antes levava horas reduz-se a minutos. Não há risco de esquecer um caso, não há erros de transcrição e os preços estão sempre corretos porque são aplicados automaticamente a partir da tarifa configurada para cada clínica.
O DoYourLab permite configurar tarifas específicas para cada clínica. Pode ter uma tarifa base e criar variações para clínicas com acordos especiais. Quando uma fatura é gerada, o sistema aplica automaticamente a tarifa correta sem intervenção manual. Se uma clínica muda de tarifa, basta atualizá-la uma vez e todos os casos futuros serão faturados ao novo preço.
A função de faturação em lote permite gerar todas as faturas do mês num único processo. Seleciona o período, revê o resumo por clínica e confirma a geração. Em segundos tem todas as faturas mensais prontas para enviar. Pode enviá-las individualmente ou em massa diretamente a partir da plataforma.
Para laboratórios que cobram por débito direto, o DoYourLab gera o ficheiro XML em formato SEPA pronto a carregar no banco. O sistema inclui os dados bancários de cada clínica (IBAN, BIC), calcula os montantes e gera o ficheiro no formato exato que o seu banco requer. Basta descarregá-lo e carregá-lo no seu homebanking.
O DoYourLab integra o Stripe Connect para que as clínicas possam pagar as suas faturas online por cartão de crédito ou débito. Quando gera uma fatura, a clínica recebe uma notificação com um link de pagamento. A cobrança é processada automaticamente e o estado da fatura atualiza-se em tempo real. Isto é especialmente útil para clínicas que preferem pagar imediatamente ou para laboratórios que querem reduzir os prazos de cobrança.
O painel de faturação do DoYourLab mostra a todo o momento quanto cada clínica lhe deve, quais faturas estão dentro do prazo, quais estão vencidas e desde quando. Os relatórios de antiguidade permitem identificar rapidamente clínicas com pagamentos em atraso e agir antes que a dívida se acumule.
Pode configurar lembretes automáticos que são enviados às clínicas quando uma fatura se aproxima do vencimento ou quando já está vencida. Isto elimina a tarefa desconfortável de cobrar pagamentos manualmente e mantém um tom profissional nas comunicações de cobrança.
Vejamos um exemplo concreto. Um laboratório com 35 clínicas e 700 casos mensais gasta atualmente:
Com o DoYourLab, o mesmo processo reduz-se a:
A poupança é de 19 horas por mês, o que a 20 €/hora representa 380 € mensais. Ao longo de um ano, são 4.560 € de poupança apenas no processo de faturação, sem contar a redução de erros e a melhoria nos prazos de cobrança.
Com o DoYourLab gera faturas a partir dos casos com um clique, exporta remessas SEPA e oferece pagamento online às suas clínicas. Experimente gratuitamente durante um mês, sem necessidade de cartão de crédito. Ver planos
A regulamentação europeia caminha para a obrigatoriedade da faturação eletrónica entre empresas. A Lei Crea y Crece de Espanha estabelece prazos para que todas as empresas emitam e recebam faturas em formato eletrónico estruturado. Um software de gestão dentária preparado para esta mudança poupa-lhe o investimento futuro em adaptação.
O DoYourLab está preparado para cumprir os requisitos de faturação eletrónica, gerando faturas com campos obrigatórios e nos formatos exigidos. Quando a regulamentação entrar plenamente em vigor, o seu laboratório já estará preparado sem necessitar de alterações adicionais.
Gerir faturas de laboratório dentário não tem de ser um processo tedioso que consome dias de trabalho todos os meses. Com software de faturação para laboratórios dentários como o DoYourLab, a faturação torna-se um processo quase automático que se resolve em duas horas, com menos erros, melhor acompanhamento de pagamentos e conformidade regulamentar garantida.
Se pretende saber mais sobre como melhorar a comunicação com as suas clínicas ou explorar os benefícios de um laboratório digital, convidamo-lo a continuar a ler o nosso blog. E se está pronto para deixar de perder tempo com faturação manual, experimente a demo do DoYourLab e veja como pode ser fácil.