A má comunicação entre laboratórios dentários e clínicas é uma das principais causas de erros, retrabalho e desperdício de tempo no setor. Mensagens dispersas por múltiplos canais, chamadas telefónicas que interrompem o trabalho do técnico, informação perdida entre e-mails e notas em papel. O resultado é frustração de ambos os lados e um impacto direto na qualidade do serviço e nas margens do laboratório.
Neste artigo analisamos o problema da comunicação no setor dentário, explicamos como o software de gestão dentária pode resolvê-lo e detalhamos as vantagens que o DoYourLab oferece para transformar a relação entre laboratório e clínica através de uma melhor comunicação.
Num laboratório dentário típico, a comunicação com as clínicas está espalhada por múltiplos canais sem qualquer estrutura. Um único caso pode ter instruções no formulário de encomenda em papel, um esclarecimento por telefone, uma foto enviada por WhatsApp e um e-mail com o ficheiro STL. Quando o técnico precisa de toda a informação para fabricar a peça, tem de procurar em quatro locais diferentes.
Os problemas mais frequentes gerados por esta dispersão são:
A chave para resolver o problema de comunicação entre laboratório e clínica não é acrescentar mais um canal, mas centralizar toda a comunicação num único local ligado a cada caso. Quando cada mensagem, ficheiro e decisão está associado à encomenda correspondente, a dispersão desaparece e o contexto emerge.
O DoYourLab implementa este modelo de comunicação estruturada com as seguintes funcionalidades:
Imaginemos um caso comum. A clínica envia uma encomenda para uma coroa sobre implante e nas instruções escreve "cor A2". O técnico, ao rever as fotos intraorais, nota que os dentes adjacentes têm uma translucidez no bordo incisal que requer uma estratificação especial. Precisa de confirmar com a clínica se pretendem um acabamento mais natural ou uma cor uniforme.
Sem plataforma: o técnico liga para a clínica. A rececionista diz que o médico está com um paciente. O técnico deixa recado. Duas horas depois, o médico retorna a chamada, mas o técnico está noutra tarefa. Trocam chamadas perdidas durante meio dia até conseguirem falar. O caso atrasa-se 24 horas.
Com o DoYourLab: o técnico escreve uma mensagem no caso, anexando uma captura de ecrã do design com duas opções marcadas. A clínica recebe uma notificação, o médico revê as opções entre pacientes e responde com um clique. O técnico vê a resposta instantaneamente e continua a fabricação. Tempo total: 15 minutos em vez de 24 horas.
Um caso de ortodontia com alinhadores requer que a clínica aprove o plano de tratamento antes de fabricar as goteiras. O laboratório desenha os movimentos, gera a simulação 3D e precisa da aprovação do ortodontista.
Sem plataforma: o laboratório envia um link por e-mail. O e-mail perde-se entre dezenas de mensagens. O laboratório liga para avisar. O médico diz que vai ver. Passam três dias sem resposta. O laboratório liga de novo. O médico finalmente revê e pede uma alteração por telefone que o técnico anota num post-it.
Com o DoYourLab: o laboratório publica o plano de tratamento no caso. A clínica recebe uma notificação de aprovação pendente. O ortodontista abre o visualizador 3D, revê os movimentos, escreve um comentário solicitando mais torque no canino superior direito e marca o plano como "requer modificação". O técnico recebe a notificação com o comentário exato, modifica o design e reenvia para aprovação. Tudo fica documentado.
A clínica tem o paciente agendado para quinta-feira às 10:00 para a prova da infraestrutura metálica. Precisam de confirmar que o laboratório entregará a tempo.
Sem plataforma: a rececionista liga para o laboratório na quarta-feira para confirmar. O laboratório diz que sim, mas na manhã de quinta-feira surge um problema com o forno e a peça não está pronta. Ninguém notifica a clínica. O paciente chega e não há peça. Frustração geral.
Com o DoYourLab: a clínica vê no portal que o caso está na fase "cozedura de cerâmica" desde terça-feira. Na quarta-feira à tarde, o estado muda para "controlo de qualidade". Se ocorrer um atraso, o laboratório altera o estado e a clínica recebe uma notificação automática com tempo suficiente para reagendar o paciente.
O retrabalho é o inimigo silencioso da rentabilidade dos laboratórios dentários. Cada peça que precisa de ser refeita consome material, tempo do técnico e prejudica a relação com a clínica. A maioria do retrabalho não se deve à falta de competência técnica, mas a falhas de comunicação: uma cor mal interpretada, dimensões que não foram confirmadas, um design que a clínica não validou antes da fabricação.
Um sistema de comunicação estruturado como o do DoYourLab reduz o retrabalho de várias formas:
Um laboratório que reduz a sua taxa de retrabalho de 8% para 3% num volume de 500 casos mensais poupa aproximadamente 25 casos refeitos por mês. Com um custo médio de 40 € por caso em material e tempo, isso representa 1.000 € de poupança mensal direta, sem contar o tempo administrativo de gestão de reclamações.
O DoYourLab centraliza toda a comunicação com as suas clínicas num único local ligado a cada caso. Mensagens, ficheiros, aprovações e notificações automáticas. Experimente gratuitamente durante um mês. Ver planos
A transição para um modelo de comunicação digital não tem de ser traumática. Com o DoYourLab, o processo é gradual:
Se pretende saber mais sobre os benefícios de trabalhar com um laboratório digital ou compreender como automatizar a faturação do seu laboratório, convidamo-lo a explorar o nosso blog. E se está pronto para transformar a comunicação com as suas clínicas, experimente a demo do DoYourLab e veja a diferença.