Facturering is de meest onderschatte hefboom in een tandtechnisch laboratorium. Laboratoriumeigenaren zijn geobsedeerd door CAD-ontwerpsnelheid en printerdoorvoer, om vervolgens de laatste twee dagen van de maand te besteden aan het worstelen met Excel-bestanden om facturen te produceren die al hadden moeten bestaan.
Een digitaal laboratorium factureert niet. Het geeft facturen vrij die het systeem al heeft geschreven. Dit artikel beschrijft hoe dat er in de praktijk uitziet en hoe u daar kunt komen.
U kent het. Op de 28e van de maand haalt iemand een lijst van cases per praktijk uit het productiesysteem. Controleert ze kruislings met een Excel-bestand van afgesproken prijzen. Voert handmatig elke regel in het boekhoudsysteem in. Genereert PDF's. E-mailt ze één voor één. Twee dagen, soms drie.
Dan begint de tweede golf: de telefoontjes over regels die de praktijk niet herkent, de correcties, de opnieuw uitgebrachte facturen. Nog een halve dag weg. Tegen de tijd dat het geld binnenkomt, heeft het laboratorium een volle week administratieve tijd verloren aan een proces dat automatisch zou moeten zijn.
Elke casus heeft een prijs. De prijs komt van de tarieflijst per praktijk die is gedefinieerd toen de praktijk werd aangemeld. Wanneer de casus wordt afgesloten, wordt de regel vastgelegd.
Op dag 1 van de volgende maand groepeert het platform alle afgesloten cases van de vorige maand per praktijk en maakt een conceptfactuur aan. Het laboratorium beoordeelt de concepten in één scherm, geeft ze allemaal vrij met een enkele actie en het systeem:
Het laboratorium is van twee dagen werk naar vijftien minuten beoordeling gegaan.
Prijzen staan in een tarieflijst, niet in een spreadsheet. De tarieflijst is per praktijk. Het platform past deze automatisch toe wanneer de casus wordt aangemaakt. De technicus voert nooit een prijs in.
Facturen worden per praktijk per maand gegenereerd, met één regel per casus. Praktijken die een factuur per casus willen, krijgen dat als configuratieoptie. Het platform mag niet één enkel factureringsmodel afdwingen.
Belastingdiensten willen ononderbroken reeksen. Het platform handhaaft dit. Geen gaten, geen handmatige bewerkingen van het nummer.
Spanje heeft Verifactu en Facturae, Italië heeft SDI, Frankrijk heeft Chorus Pro, Duitsland heeft XRechnung. Het platform moet het wettelijk vereiste formaat voor het land van het laboratorium produceren. Als het dat niet doet, blijft u betalen aan een externe boekhoudservice om het voor u te doen.
In Europa elimineert SEPA automatische incasso het aanmanen. De praktijk tekent eenmalig het mandaat. Het platform genereert elke maand het SEPA XML-bestand, de bank incasseert het geld, het laboratorium bevestigt met een paar klikken.
Voor praktijken die de voorkeur geven aan kaartbetaling, laat Stripe Connect op het platform hen facturen online betalen. Het geld komt de volgende dag binnen. Het laboratorium betaalt een kleine vergoeding en bespaart een week cashflow.
Drie dagen voor de vervaldatum stuurt het platform een herinnering. Vijf dagen erna een sterkere. Vijftien dagen erna een definitieve aanmaning met de juridische taal voor het land. De laboratoriumeigenaar ziet alleen de gevallen waarvoor een telefoontje nodig is.
DoYourLab genereert facturen uit uw afgesloten cases, stuurt ze naar praktijken met een betaallink, produceert SEPA XML en integreert met Stripe Connect zodat het geld sneller binnenkomt. Bekijk plannen
Stripe Connect is het juiste patroon voor een multi-tenant laboratoriumplatform: elk laboratorium heeft zijn eigen verbonden Stripe-account, het platform brengt een kleine toepassingsvergoeding in rekening en de gelden worden rechtstreeks aan het laboratorium uitgekeerd. Praktijken betalen facturen online per kaart of bankoverschrijving, het laboratorium krijgt het geld in 1 tot 2 dagen.
De setup is een eenmalige onboarding binnen het platform. Daarna draagt elke factuur een betaallink. Geen handmatige afstemming. Het platform markeert de factuur als betaald op het moment dat de webhook afgaat.
Een laboratorium met 200 cases per maand en 30 actieve praktijken besteedt doorgaans 16 uur per maand aan facturering onder de handmatige stroom. Bij een reële kostprijs van 25 EUR per uur is dat 400 EUR per maand, plus de kosten van de late betalingen die volgen omdat het geld langzamer binnenkomt.
Overstappen naar een platform dat in dezelfde prijsklasse valt en 90% van dat werk wegneemt, betaalt zichzelf terug in de eerste maand. Het tweede-orde-effect — snellere cashflow — maakt werkkapitaal vrij dat kan worden besteed aan materialen, personeel of marketing in plaats van aan een kredietlijn.
Facturering is de laatste kilometer van de digitale workflow, maar moet vanaf het begin worden aangesloten. Als de catalogus en de tarieflijsten niet schoon zijn, zullen de facturen dat ook niet zijn. We behandelen de catalogusopstelling in de gids voor tandtechnische laboratoriumsoftware en de volledige uitrol in het stapsgewijze plan om een laboratorium te digitaliseren.
Stel de catalogus correct in, koppel tarieflijsten per praktijk, sluit cases goed af. Facturering regelt zichzelf dan vanzelf.