La fatturazione è la leva più sottovalutata in un laboratorio dentale. I titolari sono ossessionati dalla velocità del design CAD e dalla produttività delle stampanti, per poi passare gli ultimi due giorni del mese a combattere con file Excel per produrre fatture che dovrebbero già esistere.
Un laboratorio digitale non fattura. Emette fatture che il sistema ha già compilato. Questo articolo illustra come funziona nella pratica e come arrivarci.
La conosci. Il 28 del mese, qualcuno estrae una lista di casi per clinica dal sistema di produzione. La incrocia con un foglio Excel dei prezzi concordati. Inserisce manualmente ogni riga nel programma di contabilità. Genera i PDF. Li invia uno a uno via email. Due giorni, a volte tre.
Poi inizia la seconda ondata: le telefonate sulle voci che la clinica non riconosce, le correzioni, le fatture riemesse. Un'altra mezza giornata persa. Quando il denaro arriva, il laboratorio ha perso un'intera settimana di tempo amministrativo in un processo che dovrebbe essere automatico.
Ogni caso ha un prezzo. Il prezzo proviene dal listino per clinica definito al momento dell'onboarding della clinica. Quando il caso viene chiuso, la riga viene bloccata.
Il primo giorno del mese successivo, la piattaforma raggruppa tutti i casi chiusi del mese precedente per clinica e crea una bozza di fattura. Il laboratorio rivede le bozze in un'unica schermata, le emette tutte con una singola azione e il sistema:
Il laboratorio è passato da due giorni di lavoro a quindici minuti di revisione.
I prezzi sono su un listino, non in un foglio di calcolo. Il listino è per clinica. La piattaforma lo applica automaticamente quando il caso viene creato. Il tecnico non digita mai un prezzo.
Le fatture sono generate per clinica per mese, con una riga per caso. Le cliniche che desiderano una fattura per caso hanno questa opzione come flag di configurazione. La piattaforma non deve imporre un unico modello di fatturazione.
Le autorità fiscali richiedono sequenze ininterrotte. La piattaforma lo garantisce. Nessun buco, nessuna modifica manuale al numero.
La Spagna ha Verifactu e Facturae, l'Italia ha lo SDI, la Francia ha Chorus Pro, la Germania ha XRechnung. La piattaforma deve produrre il formato legalmente richiesto per il paese del laboratorio. Se non lo fa, continui a pagare un servizio di contabilità esterno per farlo al posto tuo.
In Europa, l'addebito diretto SEPA elimina i solleciti. La clinica firma il mandato una volta. La piattaforma genera il file XML SEPA ogni mese, la banca preleva il denaro, il laboratorio conferma con pochi clic.
Per le cliniche che preferiscono il pagamento con carta, Stripe Connect sulla piattaforma permette loro di pagare le fatture online. Il denaro arriva il giorno dopo. Il laboratorio paga una piccola commissione e risparmia una settimana di flusso di cassa.
Tre giorni prima della scadenza, la piattaforma invia un promemoria. Cinque giorni dopo, uno più deciso. Quindici giorni dopo, un avviso finale con il linguaggio legale del paese. Il titolare del laboratorio vede solo i casi che richiedono una telefonata.
DoYourLab genera fatture dai tuoi casi chiusi, le invia alle cliniche con un link di pagamento, produce XML SEPA e si integra con Stripe Connect perché il denaro arrivi più velocemente. Vedi i piani
Stripe Connect è il modello giusto per una piattaforma multi-tenant per laboratori: ogni laboratorio ha il proprio account Stripe connesso, la piattaforma addebita una piccola commissione applicativa, e i fondi vengono accreditati direttamente al laboratorio. Le cliniche pagano le fatture online con carta o addebito bancario, il laboratorio riceve il denaro in 1-2 giorni.
La configurazione è un onboarding una tantum all'interno della piattaforma. Dopo di che, ogni fattura include un link di pagamento. Nessuna riconciliazione manuale. La piattaforma segna la fattura come pagata nel momento in cui il webhook viene attivato.
Un laboratorio con 200 casi al mese e 30 cliniche attive impiega tipicamente 16 ore al mese per la fatturazione con il flusso manuale. A un costo reale di 25 EUR l'ora, sono 400 EUR al mese, più il costo dei pagamenti in ritardo che seguono perché il denaro arriva più lentamente.
Passare a una piattaforma che costa nella stessa fascia e rimuove il 90% di quel lavoro si ripaga il primo mese. L'effetto di secondo ordine, denaro più veloce, libera capitale circolante che può essere speso per materiali, personale o marketing invece che per una linea di credito.
La fatturazione è l'ultimo miglio del flusso di lavoro digitale, ma deve essere collegata fin dall'inizio. Se il catalogo e i listini non sono puliti, neanche le fatture lo saranno. Trattiamo la configurazione del catalogo nella guida al software per laboratori dentali e il rollout completo nel piano passo a passo per digitalizzare un laboratorio.
Configura bene il catalogo, collega i listini per clinica, chiudi i casi correttamente. La fatturazione poi si gestisce da sola.