A számlázás a fogászati laboratórium leginkább alábecsült eszköze. A labortulajdonosok megszállottan figyelik a CAD-tervezés sebességét és a nyomtató kapacitását, majd a hónap utolsó két napját Excel-fájlokkal küzdve töltik, hogy olyan számlákat állítsanak elő, amelyeknek már léteznie kellene.
Egy digitális labor nem számlát ír. Számlákat ad ki, amelyeket a rendszer már megírt. Ez a cikk bemutatja, hogyan néz ki ez a gyakorlatban, és hogyan juthat el idáig.
Ismeri ezt. A hónap 28-án valaki kihúzza a rendelők szerinti esetek listáját a termelési rendszerből. Összeveti egy megállapodott árakat tartalmazó Excel-táblázattal. Manuálisan beírja az egyes sorokat a könyvelőprogramba. PDF-eket generál. Egyenként e-mailben elküldi őket. Két nap, néha három.
Aztán jön a második hullám: a hívások olyan tételekről, amelyeket a rendelő nem ismer fel, a javítások, az újrakiállított számlák. Még fél nap elment. Mire a pénz megérkezik, a labor egy teljes hét adminisztratív időt veszített egy olyan folyamatra, amelynek automatikusnak kellene lennie.
Minden esetnek van ára. Az ár a rendelő bevezetésekor meghatározott, rendelőnkénti ártáblázatból származik. Amikor az eset lezárul, a sor véglegesítődik.
A következő hónap 1. napján a platform csoportosítja az előző hónap összes lezárt esetét rendelőnként, és létrehoz egy számlatervezetet. A labor egyetlen képernyőn áttekinti a tervezeteket, egyetlen művelettel kiadja mindet, és a rendszer:
A labor két nap munkáról tizenöt perc áttekintésre váltott.
Az árak ártáblázatban élnek, nem táblázatkezelőben. Az ártáblázat rendelőnként van meghatározva. A platform automatikusan alkalmazza, amikor az eset létrejön. A technikus soha nem ír be árat.
A számlák rendelőnként és havonta készülnek, soronként egy esettel. Azok a rendelők, akik esetenkénti számlát szeretnének, ezt konfigurációs opcióként kapják. A platformnak nem szabad egyetlen számlázási modellt ráerőltetnie.
Az adóhatóságok megszakítás nélküli sorozatokat várnak el. A platform kikényszeríti ezt. Nincsenek hiányok, nincsenek manuális szerkesztések a számon.
Spanyolországban van a Verifactu és a Facturae, Olaszországban az SDI, Franciaországban a Chorus Pro, Németországban az XRechnung. A platformnak a labor országában előírt formátumot kell produkálnia. Ha erre nem képes, továbbra is egy külső könyvelési szolgáltatásnak fizet, hogy elvégezze helyette.
Európában a SEPA beszedés szükségtelenné teszi a fizetési felszólítást. A rendelő egyszer írja alá a felhatalmazást. A platform minden hónapban generálja a SEPA XML fájlt, a bank lehívja a pénzt, a labor néhány kattintással jóváhagyja.
A kártyás fizetést preferáló rendelők számára a platformon elérhető Stripe Connect lehetővé teszi a számlák online kiegyenlítését. A pénz másnap megérkezik. A labor egy kis díjat fizet, és egy hét cash flow-t spórol.
Három nappal az esedékesség előtt a platform emlékeztetőt küld. Öt nappal utána egy határozottabbat. Tizenöt nappal utána egy végleges értesítést az ország jogi nyelvezeti előírásaival. A labortulajdonos csak azokat az eseteket látja, amelyekhez telefonhívás szükséges.
A DoYourLab számlákat generál a lezárt esetekből, elküldi a rendelőknek fizetési linkkel, SEPA XML-t állít elő és integrálódik a Stripe Connect rendszerrel, hogy a pénz gyorsabban megérkezzen. Árak megtekintése
A Stripe Connect a megfelelő minta egy több bérlős labor platform számára: minden labornak saját összekapcsolt Stripe-fiókja van, a platform egy kis alkalmazási díjat számít fel, és a pénz közvetlenül a laborhoz kerül. A rendelők online fizetik a számlákat kártyával vagy bankszámlás terheléssel, a labor 1–2 napon belül megkapja az összeget.
A beállítás egyszeri bevezetés a platformon belül. Ezután minden számla tartalmaz egy fizetési linket. Nincs manuális egyeztetés. A platform a számla kifizetettnek jelöli, amint a webhook jelez.
Egy havi 200 esetet kezelő, 30 aktív rendelővel dolgozó labor jellemzően havi 16 órát tölt számlázásra a manuális folyamattal. 25 EUR/óra valós költség mellett ez havi 400 EUR, plusz a késedelmes fizetések költsége, amelyek abból adódnak, hogy a pénz lassabban érkezik.
Egy hasonló árfekvésű platformra való áttérés, amely eltávolítja ennek a munkának a 90%-át, már az első hónapban megtérül. A másodlagos hatás – a gyorsabb pénzbeérkezés – forgótőkét szabadít fel, amelyet anyagra, személyzetre vagy marketingre lehet fordítani a hitelkeret helyett.
A számlázás a digitális munkafolyamat utolsó lépése, de az elejétől be kell kötni. Ha a katalógus és az ártáblázatok nincsenek rendben, a számlák sem lesznek azok. A katalógus beállítását a fogászati labor szoftver útmutatóban tárgyaljuk, a teljes bevezetést pedig a labor digitalizálásának lépésről lépésre tervében.
Állítsa be helyesen a katalógust, kapcsolja össze az ártáblázatokat rendelőnként, zárja le az eseteket megfelelően. A számlázás ezután magától működik.