A fogászati laboratóriumok és klinikák közötti gyenge kommunikáció az iparág egyik fő hibaforrása, újramunkálást és időpazarlást okoz. Az üzenetek több csatornán szétszórva, telefonhívások, amelyek megszakítják a technikus munkáját, e-mailek és papír jegyzetek között elveszett információk. Az eredmény frusztráció mindkét oldalon, közvetlen hatással a szolgáltatás minőségére és a labor árrésére.
Ebben a cikkben elemezzük a kommunikációs problémát a fogászati szektorban, elmagyarázzuk, hogyan oldhatja meg azt a fogászati menedzsment szoftver, és részletesen bemutatjuk a DoYourLab által kínált előnyöket a labor és klinika közötti kapcsolat átalakításához a jobb fogászati laboratórium-klinika kommunikáció révén.
Egy tipikus fogászati laboratóriumban a klinikákkal való kommunikáció több csatornán oszlik meg, mindenféle struktúra nélkül. Egyetlen esetnek lehetnek utasításai a papír rendelési űrlapon, pontosítása telefonon, egy WhatsApp-on küldött fotója és egy STL fájlt tartalmazó e-mailje. Amikor a technikusnak minden információra szüksége van a darab elkészítéséhez, négy különböző helyen kell keresnie.
A leggyakoribb problémák, amelyeket ez a szétszórtság okoz:
A fogászati laboratórium-klinika kommunikációs probléma megoldásának kulcsa nem egy újabb csatorna hozzáadása, hanem az összes kommunikáció centralizálása egyetlen helyre, minden egyes esethez kapcsolva. Amikor minden üzenet, fájl és döntés a megfelelő rendeléshez társul, a szétszórtság eltűnik és előjön a kontextus.
A DoYourLab ezt a strukturált kommunikációs modellt a következő funkciókkal valósítja meg:
Képzeljünk el egy gyakori esetet. A klinika rendelést küld egy implantátum koronára, és az utasításokban azt írja: „A2 árnyalat". A technikus az intraorális fotókat áttekintve észreveszi, hogy a szomszédos fogakon van egy áttetszőség az incizális élen, ami speciális rétegtechnikát igényel. Meg kell erősítenie a klinikával, hogy természetesebb megjelenést vagy egységes árnyalatot szeretnének-e.
Platform nélkül: a technikus felhívja a klinikát. A recepciós azt mondja, az orvos betegnél van. A technikus üzenetet hagy. Két óra múlva az orvos visszahív, de a technikus másik feladaton dolgozik. Fél napig váltakoznak a nem fogadott hívások, mígnem sikerül beszélniük. Az eset 24 órát csúszik.
DoYourLab-bal: a technikus üzenetet ír az esetbe, mellékelve a terv képernyőképét két megjelölt opcióval. A klinika értesítést kap, az orvos betegek között áttekinti az opciókat és egy kattintással válaszol. A technikus azonnal látja a választ és folytatja a gyártást. Összidő: 15 perc 24 óra helyett.
Egy aligner ortodonciai eset megköveteli, hogy a klinika jóváhagyja a kezelési tervet a tálcák gyártása előtt. A labor megtervezi a mozgásokat, generálja a 3D szimulációt, és szüksége van az ortodontus jóváhagyására.
Platform nélkül: a labor linket küld e-mailben. Az e-mail elvész tucatnyi üzenet között. A labor telefonál, hogy értesítsen. Az orvos azt mondja, megnézi. Három nap telik válasz nélkül. A labor újra hív. Az orvos végül átnézi és telefonon kér egy módosítást, amit a technikus egy öntapadó cetlire jegyzetel.
DoYourLab-bal: a labor közzéteszi a kezelési tervet az esetben. A klinika függőben lévő jóváhagyási értesítést kap. Az ortodontus megnyitja a 3D megjelenítőt, áttekinti a mozgásokat, megjegyzést ír, hogy több nyomatékot kér a jobb felső szemfogra, és a tervet „módosítást igényel" státuszra jelöli. A technikus megkapja az értesítést a pontos megjegyzéssel, módosítja a tervet és újra benyújtja jóváhagyásra. Minden dokumentálva van.
A klinikának csütörtökön 10:00-ra van beütemezve a páciens a fémváz próbára. Meg kell erősíteniük, hogy a labor időben szállít.
Platform nélkül: a recepciós szerdán felhívja a labort megerősítésért. A labor igent mond, de csütörtök reggel probléma adódik a kemencével és a darab nincs kész. Senki nem értesíti a klinikát. A páciens megérkezik és nincs darab. Általános frusztráció.
DoYourLab-bal: a klinika a portálon látja, hogy az eset kedd óta „kerámia égetés" fázisban van. Szerda délután az állapot „minőség-ellenőrzés"-re változik. Ha késés történik, a labor megváltoztatja az állapotot, és a klinika automatikus értesítést kap elegendő idővel a páciens átütemezéséhez.
Az újramunkálás a fogászati labor jövedelmezőségének csendes ellensége. Minden darab, amelyet újra kell készíteni, anyagot, technikus időt fogyaszt és rontja a klinikával való kapcsolatot. Az újramunkálás nagy része nem a technikai képesség hiánya miatt van, hanem kommunikációs hibák miatt: félreértelmezett árnyalat, meg nem erősített méretek, a klinika által gyártás előtt nem validált terv.
Egy strukturált kommunikációs rendszer, mint a DoYourLab-é, több módon csökkenti az újramunkálást:
Egy labor, amely havi 500 eset volumen mellett 8%-ról 3%-ra csökkenti az újramunkálási rátáját, havonta körülbelül 25 újragyártott esetet takarít meg. Átlagosan esetenként 40 € anyag- és időköltséggel ez havi 1000 € közvetlen megtakarítást jelent, nem számolva a reklamációk kezelésének adminisztratív idejét.
A DoYourLab egyetlen helyen centralizálja a klinikáival folytatott kommunikációt, minden esethez kapcsolva. Üzenetküldés, fájlok, jóváhagyások és automatikus értesítések. Próbálja ki egy hónapig ingyenesen. Árak megtekintése
A digitális kommunikációs modellre való átállás nem kell, hogy traumatikus legyen. A DoYourLab-bal a folyamat fokozatos:
Ha többet szeretne megtudni a digitális laborral való munka előnyeiről vagy megérteni, hogyan lehet automatizálni a számlázást laboratóriuma számára, meghívjuk, hogy fedezze fel blogunkat. És ha készen áll a klinikáival való kommunikáció átalakítására, próbálja ki a DoYourLab demót és nézze meg a különbséget.