A számlázás az egyik legidőigényesebb adminisztratív feladat egy fogászati laboratóriumban, és paradox módon az egyik, amely a legkevesebb értéket adja az üzletnek. Minden hónapban az adminisztratív vezetőnek össze kell állítania az egyes klinikáknak elvégzett összes munkát, alkalmaznia kell a megfelelő díjszabást, számlákat kell generálnia, elküldenie és nyomon követnie a befizetéseket. Egy 30-40 társult klinikával rendelkező laborban ez a folyamat több teljes munkanapot is igénybe vehet.
Ebben a cikkben bemutatjuk a fogászati labor számlázás sajátos kihívásait, hogyan automatizálhatja a fogászati számlázó szoftver a folyamat nagy részét, és milyen konkrét funkciókat kínál a DoYourLab laboratóriuma számlázásának hatékony kezeléséhez.
A fogászati laboratóriumi számlázásnak olyan sajátosságai vannak, amelyek különösen összetetté teszik más szektorokhoz képest:
Sok labor még mindig táblázatkezelőkkel vagy olyan általános könyvelő szoftverrel kezeli a számlázást, amely nincs összekapcsolva a rendelési rendszerrel. Ez azt jelenti, hogy minden hónapban valakinek:
Egy 30 klinikával és havi 600 esettel rendelkező laborban ez a folyamat havonta 15-25 órát emészthet fel. 20 €/óra adminisztratív személyzeti költséggel számolva havonta 300-500 €-ról beszélünk csak a számlázási folyamatra, nem számítva a panaszokat generáló hibákat és a klinikákkal való kapcsolat károsodását.
Az automatizálás kulcsa, hogy a kezelőszoftver már rendelkezik a számlák generálásához szükséges összes információval: tudja, mely esetek lettek leszállítva, melyik klinikához tartoznak, milyen termékeket tartalmaznak és milyen díjszabás vonatkozik rájuk. Csak egyetlen kattintás kell ahhoz, hogy ezeket az információkat számlákká alakítsa.
A DoYourLab a következő funkciókat kínálja fogászati labor számlázó szoftverként:
A DoYourLab-ban minden leszállított esethez hozzá vannak rendelve a termékek az áraikkal. Amikor eljön a számlázás ideje, a rendszer automatikusan csoportosítja az egyes klinikáknak a kiválasztott időszakban leszállított összes esetet, és számlatervezetet generál az összes részletezett sorral. A vezetőnek csak át kell néznie és jóvá kell hagynia.
Ez a korábban órákig tartó folyamat percekre csökken. Nincs kockázata annak, hogy egy eset kimarad, nincsenek átírási hibák, és az árak mindig helyesek, mert automatikusan az egyes klinikákhoz konfigurált díjszabásból kerülnek alkalmazásra.
A DoYourLab lehetővé teszi, hogy klinikánként specifikus díjszabást konfiguráljon. Lehet alap díjszabása és variációkat hozhat létre speciális megállapodással rendelkező klinikákhoz. Számla generálásakor a rendszer automatikusan alkalmazza a helyes díjszabást manuális beavatkozás nélkül. Ha egy klinika díjszabást vált, csak egyszer kell frissítenie, és minden jövőbeli eset az új áron kerül számlázásra.
A kötegelt számlázási funkció lehetővé teszi, hogy egyetlen folyamatban generálja a hónap összes számláját. Kiválasztja az időszakot, átnézi a klinikánkénti összefoglalót és jóváhagyja a generálást. Másodpercek alatt az összes havi számla küldésre kész. Egyenként vagy tömegesen is elküldheti közvetlenül a platformról.
Beszedési megbízással dolgozó laborok számára a DoYourLab SEPA formátumú XML fájlt generál, amely feltölthető a bankba. A rendszer tartalmazza az egyes klinikák banki adatait (IBAN, BIC), kiszámítja az összegeket és a bankja által megkövetelt pontos formátumban generálja a fájlt. Csak le kell töltenie és feltöltenie az internetes bankjába.
A DoYourLab Stripe Connect integrációval rendelkezik, így a klinikák online, hitel- vagy bankkártyával fizethetik számláikat. Számla generálásakor a klinika értesítést kap fizetési linkkel. A terhelés automatikusan feldolgozásra kerül és a számla állapota valós időben frissül. Ez különösen hasznos olyan klinikáknál, amelyek azonnal szeretnének fizetni, vagy olyan laboroknál, amelyek csökkenteni akarják a beszedési időt.
A DoYourLab számlázási panelje mindig mutatja, mennyivel tartozik Önnek az egyes klinikák, mely számlák vannak határidőn belül, melyek lejártak és mióta. A korosítási kimutatások lehetővé teszik a késedelmes fizetésű klinikák gyors azonosítását és a cselekvést, mielőtt a tartozás felgyűlne.
Konfigurálhat automatikus emlékeztetőket, amelyeket a rendszer elküld a klinikáknak, amikor egy számla közeledik az esedékességi dátumhoz vagy már lejárt. Ez kiküszöböli a fizetések manuális reklamálásának kellemetlen feladatát és professzionális hangnemet tart fenn a beszedési kommunikációban.
Nézzünk egy konkrét példát. Egy 35 klinikával és havi 700 esettel rendelkező labor jelenleg a következőt költi:
A DoYourLab-bal ugyanez a folyamat a következőre csökken:
A megtakarítás havi 19 óra, ami 20 €/óra mellett havi 380 €-t jelent. Egy év alatt ez 4 560 € megtakarítás csak a számlázási folyamatból, nem számítva a hibák csökkenését és a beszedési idők javulását.
A DoYourLab-bal egyetlen kattintással generál számlákat az esetekből, exportálja a SEPA átutalásokat és online fizetést kínál klinikáinak. Próbálja ki ingyenesen egy hónapig, bankkártya nélkül. Árak megtekintése
Az európai szabályozások a kötelező elektronikus számlázás felé haladnak a vállalkozások között. A szabályozások határidőket állapítanak meg, amelyekre minden vállalatnak strukturált elektronikus formátumban kell számlákat kibocsátania és fogadnia. Az erre a változásra felkészült fogászati kezelőszoftver megtakarítja a jövőbeli adaptációs beruházást.
A DoYourLab úgy lett tervezve, hogy megfeleljen az elektronikus számlázási követelményeknek, kötelező mezőkkel és előírt formátumokban generálja a számlákat. Amikor a szabályozások teljes mértékben hatályba lépnek, laboratóriuma már felkészült lesz további változtatások nélkül.
A fogászati labor számlák kezelésének nem kell unalmas folyamatnak lennie, amely havonta munkanapokat emészt fel. A DoYourLab-hoz hasonló fogászati számlázó szoftverrel a számlázás szinte automatikus folyamattá válik, amely pár óra alatt megoldódik, kevesebb hibával, jobb fizetéskövetéssel és garantált jogszabályi megfelelőséggel.
Ha többet szeretne megtudni a klinikáival való kommunikáció javításáról vagy a digitális laboratórium előnyeiről, olvassa tovább blogunkat. Ha pedig készen áll arra, hogy ne pazaroljon több időt manuális számlázásra, próbálja ki a DoYourLab demót és győződjön meg, milyen egyszerű lehet.