הפקת חשבוניות היא אחת המשימות הניהוליות שגוזלות הכי הרבה זמן במעבדת שיניים, ובאופן פרדוקסלי — אחת שמוסיפה הכי פחות ערך לעסק. מדי חודש, מנהל/ת האדמיניסטרציה צריך/ה לרכז את כל העבודות שבוצעו עבור כל מרפאה, להחיל את התעריפים הנכונים, להפיק חשבוניות, לשלוח אותן ולעקוב אחר תשלומים. במעבדה עם 30 או 40 מרפאות משויכות, תהליך זה יכול לתפוס מספר ימי עבודה מלאים.
במאמר זה אנו מסבירים את האתגרים הספציפיים של חשבוניות מעבדת שיניים, כיצד תוכנה לניהול חשבוניות מעבדת שיניים יכולה לאוטמט את רוב התהליך ואילו תכונות קונקרטיות DoYourLab מציעה לניהול החיוב של המעבדה שלכם ביעילות.
לחשבוניות מעבדת שיניים יש מאפיינים ייחודיים שהופכים אותן למורכבות במיוחד בהשוואה לענפים אחרים:
מעבדות רבות עדיין מנהלות חשבוניות בגיליונות אלקטרוניים או תוכנות הנהלת חשבונות גנריות שאינן מחוברות למערכת ההזמנות. המשמעות היא שמדי חודש מישהו צריך:
במעבדה עם 30 מרפאות ו-600 מקרים בחודש, תהליך זה יכול לצרוך בין 15 ל-25 שעות חודשיות. בעלות של €20 לשעה לעובד אדמיניסטרטיבי, מדובר ב-€300 עד €500 בחודש רק עבור תהליך החשבוניות, מבלי לספור טעויות שיוצרות תלונות ופוגעות ביחסים עם המרפאות.
המפתח לאוטומציה הוא שלתוכנת הניהול כבר יש את כל המידע הנדרש להפקת חשבוניות: היא יודעת אילו מקרים נמסרו, לאיזו מרפאה הם שייכים, אילו מוצרים הם כוללים ואיזה תעריף חל. נדרש רק לחיצה אחת כדי להמיר את המידע הזה לחשבוניות.
DoYourLab מציעה את התכונות הבאות לתוכנת חשבוניות מעבדת שיניים:
לכל מקרה שנמסר ב-DoYourLab יש מוצרים משויכים עם המחירים שלהם. כשמגיע הזמן לחייב, המערכת מקבצת אוטומטית את כל המקרים שנמסרו לכל מרפאה בתקופה הנבחרת ומפיקה טיוטת חשבונית עם כל השורות המפורטות. המנהל/ת רק צריך/ה לסקור ולאשר.
תהליך שבעבר לקח שעות מצטמצם לדקות. אין סיכון לשכוח מקרה, אין שגיאות העתקה והמחירים תמיד נכונים כי הם מוחלים אוטומטית מהתעריף שהוגדר לכל מרפאה.
DoYourLab מאפשרת להגדיר תעריפים ספציפיים לכל מרפאה. ניתן להגדיר תעריף בסיס וליצור וריאציות למרפאות עם הסכמים מיוחדים. כאשר חשבונית מופקת, המערכת מחילה אוטומטית את התעריף הנכון ללא התערבות ידנית. אם מרפאה משנה תעריף, צריך לעדכן רק פעם אחת וכל המקרים העתידיים יחויבו במחיר החדש.
פונקציית החשבוניות המרוכזת מאפשרת להפיק את כל החשבוניות של החודש בתהליך אחד. בוחרים את התקופה, סוקרים את הסיכום לפי מרפאה ומאשרים את ההפקה. בתוך שניות כל החשבוניות החודשיות מוכנות לשליחה. ניתן לשלוח אותן בנפרד או בצורה מרוכזת ישירות מהפלטפורמה.
למעבדות שגובות באמצעות הוראת קבע, DoYourLab מפיקה את קובץ ה-XML בפורמט SEPA מוכן להעלאה לבנק. המערכת כוללת את פרטי הבנק של כל מרפאה (IBAN, BIC), מחשבת את הסכומים ומפיקה את הקובץ בפורמט המדויק שהבנק שלכם דורש. רק צריך להוריד ולהעלות לבנקאות המקוונת.
DoYourLab משולבת עם Stripe Connect כדי שמרפאות יוכלו לשלם את החשבוניות שלהן אונליין בכרטיס אשראי או חיוב. כאשר מפיקים חשבונית, המרפאה מקבלת הודעה עם קישור לתשלום. החיוב מעובד אוטומטית וסטטוס החשבונית מתעדכן בזמן אמת. זה שימושי במיוחד למרפאות שמעדיפות לשלם מיד או למעבדות שרוצות לקצר את זמני הגבייה.
לוח החשבוניות של DoYourLab מציג בכל עת כמה כל מרפאה חייבת לכם, אילו חשבוניות בתוך המועד, אילו באיחור ומאז מתי. דוחות גיול חוב מאפשרים לזהות במהירות מרפאות עם תשלומים מאחרים ולפעול לפני שהחוב מצטבר.
ניתן להגדיר תזכורות אוטומטיות שנשלחות למרפאות כאשר חשבונית מתקרבת למועד הפירעון או כשהיא כבר באיחור. זה מבטל את המשימה הלא נעימה של רדיפה ידנית אחרי תשלומים ושומר על טון מקצועי בתקשורת הגבייה.
בואו נבחן דוגמה קונקרטית. מעבדה עם 35 מרפאות ו-700 מקרים חודשיים כיום משקיעה:
עם DoYourLab, אותו תהליך מצטמצם ל:
החיסכון הוא 19 שעות בחודש, שבעלות של €20 לשעה מייצגות €380 בחודש. על פני שנה, מדובר ב-€4,560 חיסכון רק מתהליך החשבוניות, מבלי לספור את הפחתת הטעויות ושיפור זמני הגבייה.
עם DoYourLab אתם מפיקים חשבוניות ממקרים בלחיצה אחת, מייצאים משלוחי SEPA ומציעים תשלום מקוון למרפאות שלכם. נסו חינם לחודש אחד, ללא צורך בכרטיס אשראי. ראה מחירים
הרגולציה האירופית מתקדמת לעבר חובת חשבוניות אלקטרוניות בין עסקים. חוק Crea y Crece בספרד קובע לוחות זמנים לכל החברות להנפיק ולקבל חשבוניות בפורמט אלקטרוני מובנה. תוכנת ניהול מעבדת שיניים שמוכנה לשינוי הזה חוסכת לכם את ההשקעה העתידית בהתאמה.
DoYourLab מתוכננת לעמוד בדרישות החשבונית האלקטרונית, מפיקה חשבוניות עם שדות חובה ובפורמטים הנדרשים. כאשר הרגולציה תיכנס לתוקף מלא, המעבדה שלכם תהיה כבר מוכנה ללא צורך בשינויים נוספים.
ניהול חשבוניות מעבדת שיניים לא חייב להיות תהליך מייגע שצורך ימי עבודה מדי חודש. עם תוכנת חשבוניות מעבדת שיניים כמו DoYourLab, החיוב הופך לתהליך כמעט אוטומטי שנפתר בתוך שעתיים, עם פחות טעויות, מעקב תשלומים טוב יותר ועמידה מובטחת ברגולציה.
אם אתם רוצים ללמוד עוד על שיפור התקשורת עם המרפאות שלכם או לחקור את היתרונות של מעבדה דיגיטלית, אנו מזמינים אתכם להמשיך לקרוא בבלוג שלנו. ואם אתם מוכנים להפסיק לבזבז זמן על חשבוניות ידניות, נסו את הדמו של DoYourLab וראו כמה זה יכול להיות פשוט.