Eine schlechte Kommunikation zwischen Dentallabor und Zahnarztpraxis ist eine der Hauptursachen für Fehler, Nacharbeit und Zeitverlust in der Branche. Nachrichten, die über mehrere Kanäle verstreut sind, Telefonanrufe, die den Techniker bei der Arbeit unterbrechen, Informationen, die zwischen E-Mails und Notizzetteln verloren gehen. Das Ergebnis ist Frustration auf beiden Seiten und eine direkte Auswirkung auf die Servicequalität und die Margen des Labors.
In diesem Artikel analysieren wir das Kommunikationsproblem in der Dentalbranche, erklären, wie eine Dentallabor-Software es lösen kann, und zeigen im Detail, welche Vorteile DoYourLab bietet, um die Beziehung zwischen Labor und Praxis durch eine bessere Kommunikation zu verändern.
In einem typischen Dentallabor verteilt sich die Kommunikation mit den Praxen ohne jede Struktur über mehrere Kanäle. Ein einzelner Fall kann Anweisungen auf dem Papierauftrag, eine telefonische Rückfrage, ein per WhatsApp gesendetes Foto und eine E-Mail mit der STL-Datei umfassen. Wenn der Techniker alle Informationen zur Herstellung der Arbeit benötigt, muss er an vier verschiedenen Stellen suchen.
Die häufigsten Probleme, die durch diese Zersplitterung entstehen, sind:
Der Schlüssel zur Lösung des Kommunikationsproblems zwischen Labor und Praxis liegt nicht darin, einen weiteren Kanal hinzuzufügen, sondern die gesamte Kommunikation an einem einzigen Ort zu bündeln, der mit jedem Fall verknüpft ist. Wenn jede Nachricht, jede Datei und jede Entscheidung dem entsprechenden Auftrag zugeordnet ist, verschwindet die Zersplitterung und Kontext entsteht.
DoYourLab setzt dieses strukturierte Kommunikationsmodell mit den folgenden Funktionen um:
Stellen wir uns einen häufigen Fall vor. Die Praxis sendet einen Auftrag für eine Implantatkrone und schreibt in die Anweisungen „Farbe A2“. Beim Betrachten der intraoralen Fotos stellt der Techniker fest, dass die Nachbarzähne im Schneidekantenbereich eine Transluzenz aufweisen, die eine besondere Schichtung erfordert. Er muss mit der Praxis klären, ob ein natürlicheres Finish oder eine gleichmäßige Farbe gewünscht ist.
Ohne Plattform: der Techniker ruft die Praxis an. Die Empfangskraft sagt, der Behandler sei bei einem Patienten. Der Techniker hinterlässt eine Nachricht. Zwei Stunden später ruft der Behandler zurück, doch der Techniker ist mit einer anderen Aufgabe beschäftigt. Einen halben Tag lang verpassen sie sich gegenseitig, bis das Gespräch zustande kommt. Der Fall verzögert sich um 24 Stunden.
Mit DoYourLab: der Techniker schreibt eine Nachricht im Fall und hängt einen Screenshot des Designs mit zwei markierten Optionen an. Die Praxis erhält eine Benachrichtigung, der Behandler prüft die Optionen zwischen zwei Patienten und antwortet mit einem Klick. Der Techniker sieht die Antwort sofort und setzt die Fertigung fort. Gesamtdauer: 15 Minuten statt 24 Stunden.
Bei einem kieferorthopädischen Aligner-Fall muss die Praxis den Behandlungsplan freigeben, bevor die Schienen hergestellt werden. Das Labor plant die Bewegungen, erstellt die 3D-Simulation und benötigt die Zustimmung des Kieferorthopäden.
Ohne Plattform: das Labor sendet einen Link per E-Mail. Die E-Mail geht zwischen Dutzenden Nachrichten unter. Das Labor ruft an, um darauf hinzuweisen. Der Behandler sagt, er werde sich das ansehen. Drei Tage verstreichen ohne Antwort. Das Labor ruft erneut an. Schließlich prüft der Behandler den Plan und fordert telefonisch eine Änderung an, die der Techniker auf einem Klebezettel notiert.
Mit DoYourLab: das Labor veröffentlicht den Behandlungsplan im Fall. Die Praxis erhält eine Benachrichtigung über die ausstehende Freigabe. Der Kieferorthopäde öffnet den 3D-Viewer, prüft die Bewegungen, schreibt einen Kommentar mit der Bitte um mehr Torque am oberen rechten Eckzahn und markiert den Plan als „Änderung erforderlich“. Der Techniker erhält die Benachrichtigung mit dem genauen Kommentar, passt das Design an und legt es erneut zur Freigabe vor. Alles ist dokumentiert.
Die Praxis hat den Patienten für Donnerstag um 10:00 Uhr zur Einprobe des Metallgerüsts einbestellt. Sie muss bestätigt wissen, dass das Labor rechtzeitig liefert.
Ohne Plattform: die Empfangskraft ruft am Mittwoch im Labor an, um sich zu vergewissern. Das Labor bestätigt, doch am Donnerstagmorgen tritt ein Problem mit dem Ofen auf und die Arbeit ist nicht fertig. Niemand informiert die Praxis. Der Patient kommt und die Arbeit fehlt. Allgemeine Frustration.
Mit DoYourLab: die Praxis sieht im Portal, dass der Fall seit Dienstag in der Phase „Keramikbrand“ ist. Am Mittwochnachmittag wechselt der Status zu „Qualitätskontrolle“. Kommt es zu einer Verzögerung, ändert das Labor den Status und die Praxis erhält früh genug eine automatische Benachrichtigung, um den Patiententermin zu verschieben.
Nacharbeit ist der stille Feind der Rentabilität eines Dentallabors. Jede Arbeit, die neu angefertigt werden muss, verbraucht Material und Arbeitszeit des Technikers und belastet die Beziehung zur Praxis. Die meiste Nacharbeit entsteht nicht aus mangelndem fachlichem Können, sondern aus Kommunikationsfehlern: eine falsch verstandene Farbangabe, nicht bestätigte Dimensionen, ein Design, das die Praxis vor der Fertigung nicht freigegeben hat.
Ein strukturiertes Kommunikationssystem wie das von DoYourLab reduziert Nacharbeit auf mehreren Wegen:
Ein Labor, das seine Nacharbeitsquote bei einem Volumen von 500 Fällen pro Monat von 8 % auf 3 % senkt, spart rund 25 Neuanfertigungen monatlich. Bei durchschnittlichen Kosten von 40 € pro Fall für Material und Arbeitszeit entspricht das 1.000 € direkter Einsparung pro Monat, ohne den Verwaltungsaufwand für die Bearbeitung von Reklamationen zu berücksichtigen.
DoYourLab bündelt die gesamte Kommunikation mit Ihren Praxen an einem einzigen Ort, verknüpft mit jedem Fall. Nachrichten, Dateien, Freigaben und automatische Benachrichtigungen. Einen Monat kostenlos testen. Preise ansehen
Der Übergang zu einem digitalen Kommunikationsmodell muss nicht schmerzhaft sein. Mit DoYourLab verläuft der Prozess schrittweise:
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