Die Rechnungsstellung ist eine der zeitaufwändigsten administrativen Aufgaben in einem Dentallabor und paradoxerweise eine, die dem Unternehmen den geringsten Mehrwert bringt. Jeden Monat muss der Verwaltungsleiter alle für jede Praxis abgeschlossenen Arbeiten zusammenstellen, die korrekten Tarife anwenden, Rechnungen erstellen, versenden und Zahlungen verfolgen. In einem Labor mit 30 oder 40 verbundenen Praxen kann dieser Prozess mehrere volle Arbeitstage in Anspruch nehmen.
In diesem Artikel erläutern wir die spezifischen Herausforderungen der Dentallabor-Rechnungsstellung, wie Dentallabor-Abrechnungssoftware den Großteil des Prozesses automatisieren kann und welche konkreten Funktionen DoYourLab zur effizienten Abrechnung Ihres Labors bietet.
Die Rechnungsstellung im Dentallabor hat Besonderheiten, die sie im Vergleich zu anderen Branchen besonders komplex machen:
Viele Labore verwalten die Rechnungsstellung noch mit Tabellen oder generischer Buchhaltungssoftware, die nicht mit dem Auftragssystem verbunden ist. Das bedeutet, dass jeden Monat jemand:
In einem Labor mit 30 Praxen und 600 Fällen pro Monat kann dieser Prozess zwischen 15 und 25 Stunden monatlich verbrauchen. Bei Kosten von 20 €/Stunde für Verwaltungspersonal sprechen wir von 300 bis 500 € pro Monat allein für den Rechnungsprozess, ohne die Fehler zu zählen, die Beschwerden verursachen und die Beziehung zu den Praxen beschädigen.
Der Schlüssel zur Automatisierung liegt darin, dass die Verwaltungssoftware bereits alle Informationen hat, die zur Rechnungserstellung benötigt werden: Sie weiß, welche Fälle geliefert wurden, zu welcher Praxis sie gehören, welche Produkte sie enthalten und welcher Tarif gilt. Es braucht nur einen Klick, um diese Informationen in Rechnungen umzuwandeln.
DoYourLab bietet folgende Funktionen für die Dentallabor-Rechnungsstellung:
Jeder gelieferte Fall in DoYourLab hat zugeordnete Produkte mit ihren Preisen. Wenn es Zeit ist abzurechnen, gruppiert das System automatisch alle pro Praxis gelieferten Fälle im gewählten Zeitraum und erstellt einen Rechnungsentwurf mit allen detaillierten Positionen. Der Verwalter muss nur noch prüfen und bestätigen.
Dieser Prozess, der zuvor Stunden dauerte, wird auf Minuten reduziert. Es besteht kein Risiko, einen Fall zu vergessen, keine Übertragungsfehler, und die Preise sind immer korrekt, da sie automatisch aus dem für jede Praxis konfigurierten Tarif angewandt werden.
DoYourLab ermöglicht es Ihnen, spezifische Tarife für jede Praxis zu konfigurieren. Sie können einen Basistarif haben und Variationen für Praxen mit Sondervereinbarungen erstellen. Bei der Rechnungserstellung wendet das System automatisch den korrekten Tarif ohne manuelle Eingriffe an. Wenn eine Praxis den Tarif wechselt, müssen Sie ihn nur einmal aktualisieren und alle zukünftigen Fälle werden zum neuen Preis abgerechnet.
Die Sammelabrechnungsfunktion ermöglicht es Ihnen, alle Rechnungen des Monats in einem einzigen Vorgang zu erstellen. Sie wählen den Zeitraum aus, überprüfen die Zusammenfassung pro Praxis und bestätigen die Erstellung. In Sekunden haben Sie alle Monatsrechnungen versandbereit. Sie können sie einzeln oder gebündelt direkt von der Plattform aus versenden.
Für Labore, die per Lastschrift einziehen, generiert DoYourLab die XML-Datei im SEPA-Format, bereit zum Hochladen bei der Bank. Das System enthält die Bankdaten jeder Praxis (IBAN, BIC), berechnet die Beträge und erstellt die Datei im exakten Format, das Ihre Bank erfordert. Sie müssen sie nur herunterladen und in Ihr Online-Banking hochladen.
DoYourLab integriert Stripe Connect, damit Praxen ihre Rechnungen online per Kredit- oder Debitkarte bezahlen können. Wenn Sie eine Rechnung erstellen, erhält die Praxis eine Benachrichtigung mit einem Zahlungslink. Die Belastung wird automatisch verarbeitet und der Rechnungsstatus aktualisiert sich in Echtzeit. Dies ist besonders nützlich für Praxen, die sofort zahlen möchten, oder für Labore, die Inkassozeiten reduzieren wollen.
DoYourLab's invoicing panel shows at all times how much each clinic owes you, which invoices are within terms, which are overdue and since when. Fälligkeitsberichte allow you to quickly identify clinics with late payments and take action before debt accumulates.
Sie können automatische Erinnerungen konfigurieren, die an Praxen gesendet werden, wenn eine Rechnung sich dem Fälligkeitsdatum nähert oder bereits überfällig ist. Dies eliminiert die unangenehme Aufgabe, Zahlungen manuell nachzuverfolgen, und wahrt einen professionellen Ton in der Inkassokommunikation.
Betrachten wir ein konkretes Beispiel. Ein Labor mit 35 Praxen und 700 monatlichen Fällen verbringt derzeit:
Mit DoYourLab wird derselbe Prozess reduziert auf:
Die Ersparnis beträgt 19 Stunden pro Monat, was bei 20 €/Stunde 380 € pro Monat darstellt. Über ein Jahr sind das 4.560 € Ersparnis allein durch den Rechnungsprozess, ohne die Fehlerreduktion und verbesserten Inkassozeiten mitzuzählen.
Mit DoYourLab erstellen Sie Rechnungen aus Fällen mit einem Klick, exportieren SEPA-Überweisungen und bieten Ihren Praxen Online-Zahlung an. Testen Sie einen Monat lang kostenlos, keine Kreditkarte erforderlich. Preise ansehen
Europäische Vorschriften bewegen sich in Richtung verpflichtender elektronischer Rechnungsstellung zwischen Unternehmen. Dentalverwaltungssoftware, die auf diese Änderung vorbereitet ist, erspart Ihnen die zukünftige Investition in die Anpassung.
DoYourLab ist so konzipiert, dass es den Anforderungen der elektronischen Rechnungsstellung entspricht, indem es Rechnungen mit Pflichtfeldern und in erforderlichen Formaten erstellt. Wenn die Vorschriften vollständig in Kraft treten, ist Ihr Labor bereits vorbereitet, ohne dass zusätzliche Änderungen erforderlich sind.
Die Verwaltung von Dentallabor-Rechnungen muss kein mühsamer Prozess sein, der jeden Monat Arbeitstage verschlingt. Mit Dentallabor-Abrechnungssoftware wie DoYourLab wird die Abrechnung zu einem nahezu automatischen Prozess, der in wenigen Stunden erledigt ist — mit weniger Fehlern, besserer Zahlungsverfolgung und garantierter regulatorischer Konformität.
Wenn Sie mehr über die Verbesserung der Kommunikation mit Ihren Praxen erfahren oder die Vorteile eines digitalen Labors erkunden möchten, laden wir Sie ein, unseren Blog weiterzulesen. Und wenn Sie bereit sind, keine Zeit mehr mit manueller Rechnungsstellung zu verschwenden, testen Sie die DoYourLab-Demo und sehen Sie, wie einfach es sein kann.