Faturalandırma, bir diş laboratuvarında en çok zaman alan idari görevlerden biridir ve paradoks olarak işletmeye en az değer katan görevlerden biridir. Her ay idari yönetici, her klinik için tamamlanan tüm işleri derlemeli, doğru tarifeleri uygulamalı, fatura oluşturmalı, gönderip ödemeleri takip etmelidir. 30 veya 40 ilişkili kliniği olan bir laboratuvarda bu süreç birkaç tam iş gününü kaplayabilir.
Bu makalede diş laboratuvarı faturalandırmasının özel zorluklarını, diş laboratuvarı faturalandırma yazılımının sürecin çoğunu nasıl otomatikleştirebileceğini ve DoYourLab'ın laboratuvarınızın faturalandırmasını verimli bir şekilde yönetmek için sunduğu somut özellikleri açıklıyoruz.
Diş laboratuvarı faturalandırması, diğer sektörlere kıyasla özellikle karmaşık kılan özelliklere sahiptir:
Birçok laboratuvar hâlâ faturalandırmayı elektronik tablolarla veya sipariş sistemine bağlı olmayan genel muhasebe yazılımıyla yönetmektedir. Bu, her ay birinin şunları yapması gerektiği anlamına gelir:
30 kliniği ve ayda 600 vakası olan bir laboratuvarda bu süreç aylık 15 ile 25 saat arasında tüketebilir. İdari personel için saat başına 20 € maliyetle, sadece faturalandırma süreci için aylık 300 ile 500 € arasından bahsediyoruz; kliniklere şikayet yaratan ve ilişkiye zarar veren hatalar dahil değildir.
Otomasyonun anahtarı, yönetim yazılımının fatura oluşturmak için gereken tüm bilgilere zaten sahip olmasıdır: hangi vakaların teslim edildiğini, hangi kliniğe ait olduklarını, hangi ürünleri içerdiklerini ve hangi tarifenin uygulandığını bilir. Bu bilgiyi faturalara dönüştürmek için yalnızca bir tıklama gerekir.
DoYourLab, diş laboratuvarı faturalandırma yazılımı için aşağıdaki özellikleri sunar:
DoYourLab'daki teslim edilen her vakanın fiyatlarıyla ilişkili ürünleri vardır. Faturalandırma zamanı geldiğinde, sistem seçilen dönem boyunca klinik başına teslim edilen tüm vakaları otomatik olarak gruplar ve tüm detaylı satırlarla birlikte taslak fatura oluşturur. Yönetici yalnızca inceleyip onaylamalıdır.
Daha önce saatler süren bu süreç dakikalara indirgenir. Bir vakayı unutma riski yoktur, transkripsiyon hataları yoktur ve fiyatlar her zaman doğrudur çünkü her klinik için yapılandırılmış tarifeden otomatik olarak uygulanır.
DoYourLab, her klinik için özel tarifeler yapılandırmanıza olanak tanır. Bir temel tarife oluşturabilir ve özel anlaşmaları olan klinikler için varyasyonlar yaratabilirsiniz. Fatura oluşturulduğunda, sistem manuel müdahale olmadan doğru tarifeyi otomatik olarak uygular. Bir klinik tarife değiştirirse, yalnızca bir kez güncellemeniz yeterlidir ve gelecekteki tüm vakalar yeni fiyattan faturalandırılır.
Toplu faturalandırma işlevi, tek bir süreçte ayın tüm faturalarını oluşturmanıza olanak tanır. Dönemi seçersiniz, klinik başına özeti incelersiniz ve oluşturmayı onaylarsınız. Saniyeler içinde tüm aylık faturaları göndermeye hazır olursunuz. Bunları platform üzerinden tek tek veya toplu olarak doğrudan gönderebilirsiniz.
Otomatik ödemeyle tahsil eden laboratuvarlar için DoYourLab, bankaya yüklenmeye hazır SEPA formatında XML dosyasını oluşturur. Sistem her kliniğin banka bilgilerini (IBAN, BIC) içerir, tutarları hesaplar ve bankanızın gerektirdiği tam formatta dosyayı oluşturur. Sadece indirip internet bankacılığınıza yüklemeniz yeterlidir.
DoYourLab, kliniklerin faturalarını kredi veya banka kartıyla çevrimiçi ödemesi için Stripe Connect'i entegre eder. Fatura oluşturduğunuzda, klinik ödeme bağlantısı içeren bir bildirim alır. Ödeme otomatik olarak işlenir ve fatura durumu gerçek zamanlı olarak güncellenir. Bu, özellikle hemen ödemeyi tercih eden klinikler veya tahsilat sürelerini kısaltmak isteyen laboratuvarlar için yararlıdır.
DoYourLab'ın faturalandırma paneli her zaman her kliniğin size ne kadar borçlu olduğunu, hangi faturaların vade içinde olduğunu, hangilerinin vadesini aştığını ve ne zamandan beri aştığını gösterir. Yaşlandırma raporları, geç ödeme yapan klinikleri hızlıca tespit etmenize ve borç birikmeden önce harekete geçmenize olanak tanır.
Bir fatura vade tarihine yaklaştığında veya zaten vadesini geçtiğinde kliniklere gönderilen otomatik hatırlatmalar yapılandırabilirsiniz. Bu, ödemeleri manuel olarak takip etmenin rahatsız edici görevini ortadan kaldırır ve tahsilat iletişimlerinde profesyonel bir ton korur.
Somut bir örneğe bakalım. 35 kliniği ve ayda 700 vakası olan bir laboratuvar şu anda harcıyor:
DoYourLab ile aynı süreç şuna indirgenir:
Tasarruf ayda 19 saattir ve saat başına 20 €'dan aylık 380 € temsil eder. Bir yıl boyunca, sadece faturalandırma sürecinden 4.560 € tasarruf demektir; hata azaltma ve iyileştirilmiş tahsilat süreleri dahil değildir.
DoYourLab ile vakalardan tek tıkla fatura oluşturur, SEPA havalesini dışa aktarır ve kliniklerinize çevrimiçi ödeme sunarsınız. Bir ay ücretsiz deneyin, kredi kartı gerekmez. Planları gör
Avrupa düzenlemeleri işletmeler arası zorunlu elektronik faturalama yönünde ilerlemektedir. İspanya'nın Crea y Crece Yasası, tüm şirketlerin yapılandırılmış elektronik formatta fatura düzenlemesi ve alması için son tarihler belirlemektedir. Bu değişikliğe hazır diş yönetim yazılımı, gelecekteki uyum yatırımından sizi kurtarır.
DoYourLab, zorunlu alanlarla ve gerekli formatlarda fatura oluşturarak elektronik faturalama gereksinimlerine uymak üzere tasarlanmıştır. Düzenlemeler tam olarak yürürlüğe girdiğinde, laboratuvarınız ek değişikliklere gerek kalmadan hazır olacaktır.
Diş laboratuvarı faturalarını yönetmek, her ay günlerce iş tüketen sıkıcı bir süreç olmak zorunda değildir. DoYourLab gibi diş laboratuvarı faturalandırma yazılımıyla, faturalandırma birkaç saat içinde çözülen, daha az hata, daha iyi ödeme takibi ve garantili mevzuat uyumu ile neredeyse otomatik bir sürece dönüşür.
Kliniklerinizle iletişimi iyileştirme hakkında daha fazla bilgi edinmek veya dijital bir laboratuvarın faydalarını keşfetmek istiyorsanız, blogumuzu okumaya devam etmenizi davet ediyoruz. Manuel faturalandırmaya zaman kaybetmeyi bırakmaya hazırsanız, DoYourLab demosunu deneyin ve ne kadar kolay olabileceğini görün.