Fakturering är en av de mest tidskrävande administrativa uppgifterna i ett tandtekniskt laboratorium och, paradoxalt nog, en av de som tillför minst värde till verksamheten. Varje månad måste den administrativa chefen sammanställa allt arbete som utförts för varje klinik, tillämpa korrekta taxor, generera fakturor, skicka dem och spåra betalningar. I ett labb med 30 eller 40 anslutna kliniker kan denna process uppta flera hela arbetsdagar.
I den här artikeln förklarar vi de specifika utmaningarna med fakturering i tandtekniska laboratorier, hur programvara för fakturering kan automatisera större delen av processen och vilka konkreta funktioner DoYourLab erbjuder för att hantera ditt laboratoriums fakturering effektivt.
Fakturering i tandtekniska laboratorier har särdrag som gör den särskilt komplex jämfört med andra sektorer:
Många labb hanterar fortfarande fakturering med kalkylblad eller generisk bokföringsprogramvara som inte är kopplad till ordersystemet. Det innebär att varje månad måste någon:
I ett labb med 30 kliniker och 600 fall per månad kan denna process förbruka mellan 15 och 25 timmar varje månad. Till en kostnad av 20 €/timme för administrativ personal talar vi om 300 till 500 € per månad bara för faktureringsprocessen, utan att räkna fel som genererar klagomål och skadar relationen med kliniker.
Nyckeln till automatisering är att hanteringsprogramvaran redan har all information som behövs för att generera fakturor: den vet vilka fall som levererats, vilken klinik de tillhör, vilka produkter de inkluderar och vilken taxa som gäller. Det behövs bara ett klick för att omvandla den informationen till fakturor.
DoYourLab erbjuder följande funktioner för fakturering i tandtekniska laboratorier:
Varje levererat fall i DoYourLab har associerade produkter med sina priser. När det är dags att fakturera grupperar systemet automatiskt alla levererade fall per klinik under den valda perioden och genererar ett fakturautkast med alla detaljerade rader. Chefen behöver bara granska och bekräfta.
Denna process som tidigare tog timmar reduceras till minuter. Det finns ingen risk att glömma ett fall, inga transkriptionsfel och priserna är alltid korrekta eftersom de tillämpas automatiskt från den taxa som konfigurerats för varje klinik.
DoYourLab låter dig konfigurera specifika taxor för varje klinik. Du kan ha en bastaxe och skapa variationer för kliniker med speciella avtal. När en faktura genereras tillämpar systemet automatiskt den korrekta taxan utan manuell intervention. Om en klinik byter taxa behöver du bara uppdatera den en gång och alla framtida fall faktureras till det nya priset.
Batchfaktureringsfunktionen låter dig generera alla fakturor för månaden i en enda process. Du väljer perioden, granskar sammanfattningen per klinik och bekräftar genereringen. På sekunder har du alla månadens fakturor redo att skicka. Du kan skicka dem individuellt eller i bulk direkt från plattformen.
För labb som inkasserar via autogiro genererar DoYourLab XML-filen i SEPA-format redo att ladda upp till banken. Systemet inkluderar varje kliniks bankuppgifter (IBAN, BIC), beräknar beloppen och genererar filen i det exakta format din bank kräver. Du behöver bara ladda ner den och ladda upp den i din internetbank.
DoYourLab integrerar Stripe Connect så att kliniker kan betala sina fakturor online med kredit- eller betalkort. När du genererar en faktura får kliniken en notifiering med en betalningslänk. Debiteringen behandlas automatiskt och fakturans status uppdateras i realtid. Detta är särskilt användbart för kliniker som föredrar att betala omedelbart eller för labb som vill minska inkasseringstiderna.
DoYourLabs faktureringspanel visar hela tiden hur mycket varje klinik är skyldig dig, vilka fakturor som är inom termin, vilka som är förfallna och sedan när. Åldersanalysrapporter låter dig snabbt identifiera kliniker med sena betalningar och agera innan skulden ackumuleras.
Du kan konfigurera automatiska påminnelser som skickas till kliniker när en faktura närmar sig sitt förfallodatum eller när den redan är förfallen. Detta eliminerar den obehagliga uppgiften att jaga betalningar manuellt och bibehåller en professionell ton i inkasseringskommunikationen.
Låt oss titta på ett konkret exempel. Ett labb med 35 kliniker och 700 månatliga fall spenderar för närvarande:
Med DoYourLab reduceras samma process till:
Besparingen är 19 timmar per månad, vilket till 20 €/timme representerar 380 € per månad. Under ett år blir det 4 560 € i besparingar bara från faktureringsprocessen, utan att räkna felreduceringen och förbättrade inkasseringstider.
Med DoYourLab genererar du fakturor från fall med ett klick, exporterar SEPA-remissor och erbjuder onlinebetalning till dina kliniker. Testa gratis i en månad, inget kreditkort krävs. Se planer
Europeiska förordningar rör sig mot obligatorisk elektronisk fakturering mellan företag. Spaniens lag Crea y Crece fastställer tidsfrister för att alla företag ska utfärda och ta emot fakturor i strukturerat elektroniskt format. Tandvårdsprogramvara förberedd för denna förändring sparar dig den framtida investeringen i anpassning.
DoYourLab är designat för att uppfylla kraven på elektronisk fakturering och genererar fakturor med obligatoriska fält och i erforderliga format. När förordningarna träder i full kraft kommer ditt labb redan att vara förberett utan att behöva ytterligare ändringar.
Att hantera fakturor för tandtekniska laboratorier behöver inte vara en mödosam process som förbrukar arbetsdagar varje månad. Med faktureringsprogramvara som DoYourLab blir faktureringen en nästan automatisk process som löses på ett par timmar, med färre fel, bättre betalningsspårning och garanterad regelefterlevnad.
Om du vill lära dig mer om att förbättra kommunikationen med dina kliniker eller utforska fördelarna med ett digitalt laboratorium, inbjuder vi dig att fortsätta läsa vår blogg. Och om du är redo att sluta slösa tid på manuell fakturering, testa DoYourLab-demon och se hur enkelt det kan vara.