Izdajanje računov je ena najbolj zamudnih administrativnih nalog v zobotehničnem laboratoriju in paradoksalno ena tistih, ki poslovanju dodajo najmanj vrednosti. Vsak mesec mora administrativni vodja zbrati vsa opravljena dela za vsako kliniko, uporabiti pravilne tarife, generirati račune, jih poslati in spremljati plačila. V laboratoriju s 30 ali 40 povezanimi klinikami ta proces lahko zasede več polnih delovnih dni.
V tem članku razložimo specifične izzive izdajanja računov v zobotehničnem laboratoriju, kako programska oprema za izdajanje računov v zobotehničnem laboratoriju lahko avtomatizira večino procesa in kakšne konkretne funkcije DoYourLab ponuja za učinkovito upravljanje obračunavanja vašega laboratorija.
Izdajanje računov v zobotehničnem laboratoriju ima posebnosti, ki ga naredijo posebej zahtevnega v primerjavi z drugimi sektorji:
Mnogi laboratoriji še vedno upravljajo izdajanje računov s preglednicami ali generično računovodsko programsko opremo, ki ni povezana s sistemom naročil. To pomeni, da mora nekdo vsak mesec:
V laboratoriju s 30 klinikami in 600 primeri na mesec ta proces lahko porabi med 15 in 25 ur mesečno. Pri stroških 20 €/uro za administrativno osebje govorimo o 300 do 500 € na mesec samo za proces izdajanja računov, brez upoštevanja napak, ki generirajo pritožbe in škodujejo odnosu s klinikami.
Ključ do avtomatizacije je, da upravljavska programska oprema že ima vse informacije, potrebne za generiranje računov: ve, kateri primeri so bili dostavljeni, kateri kliniki pripadajo, katere izdelke vključujejo in katera tarifa velja. Potreben je le en klik za pretvorbo teh informacij v račune.
DoYourLab ponuja naslednje funkcije za programsko opremo za izdajanje računov v zobotehničnem laboratoriju:
Vsak dostavljen primer v DoYourLab ima povezane izdelke s cenami. Ko pride čas za izdajanje računov, sistem samodejno združi vse dostavljene primere po klinikah v izbranem obdobju in generira osnutek računa z vsemi podrobnimi vrsticami. Vodja mora le pregledati in potrditi.
Ta proces, ki je prej trajal ure, se skrči na minute. Ni tveganja, da bi pozabili na primer, ni prepisovalnih napak in cene so vedno pravilne, ker se samodejno uveljavijo iz tarife, konfigurirane za vsako kliniko.
DoYourLab vam omogoča konfiguracijo specifičnih tarif za vsako kliniko. Imate lahko osnovno tarifo in ustvarite variacije za klinike s posebnimi dogovori. Ko se generira račun, sistem samodejno uveljavi pravilno tarifo brez ročnega posredovanja. Če klinika spremeni tarifo, jo morate posodobiti le enkrat in vsi prihodnji primeri bodo obračunani po novi ceni.
Funkcija skupinskega izdajanja računov vam omogoča generiranje vseh mesečnih računov v enem samem procesu. Izberete obdobje, pregledate povzetek po klinikah in potrdite generiranje. V sekundah imate vse mesečne račune pripravljene za pošiljanje. Lahko jih pošljete posamično ali množično neposredno s platforme.
Za laboratorije, ki izterjujejo prek direktne obremenitve, DoYourLab generira XML-datoteko v formatu SEPA, pripravljeno za nalaganje v banko. Sistem vključuje bančne podatke vsake klinike (IBAN, BIC), izračuna zneske in generira datoteko v natančnem formatu, ki ga vaša banka zahteva. Potrebujete jo le prenesti in naložiti v vaše spletno bančništvo.
DoYourLab integrira Stripe Connect, da lahko klinike plačajo svoje račune na spletu s kreditno ali debetno kartico. Ko generirate račun, klinika prejme obvestilo s povezavo za plačilo. Obremenitev se obdela samodejno in status računa se posodobi v realnem času. To je še posebej koristno za klinike, ki raje plačajo takoj, ali za laboratorije, ki želijo skrajšati čas izterjave.
Plošča za izdajanje računov v DoYourLab ves čas prikazuje, koliko vam vsaka klinika dolguje, kateri računi so znotraj roka, kateri so zapadli in od kdaj. Poročila o zapadlosti vam omogočajo hitro prepoznavanje klinik z zamudami pri plačilih in ukrepanje, preden se dolg nabere.
Konfigurirate lahko samodejne opomine, ki se pošljejo klinikam, ko se račun približa roku plačila ali ko je že zapadel. To odpravi neprijetno nalogo ročnega zahtevanja plačil in ohrani profesionalen ton v komunikaciji glede izterjav.
Poglejmo konkreten primer. Laboratorij s 35 klinikami in 700 mesečnimi primeri trenutno porabi:
Z DoYourLab se isti proces skrči na:
Prihranek je 19 ur na mesec, kar pri 20 €/uro predstavlja 380 € na mesec. Na letni ravni je to 4.560 € prihranka samo pri procesu izdajanja računov, brez upoštevanja zmanjšanja napak in izboljšanih časov izterjave.
Z DoYourLab generirate račune iz primerov z enim klikom, izvozite SEPA nakazila in ponudite spletno plačilo svojim klinikam. Preizkusite brezplačno en mesec, brez kreditne kartice. Poglej načrte
Evropski predpisi se premikajo proti obveznem elektronskem izdajanju računov med podjetji. Španski zakon Crea y Crece določa roke za vsa podjetja za izdajanje in prejemanje računov v strukturiranem elektronskem formatu. Programska oprema za upravljanje zobotehničnih laboratorijev, pripravljena na to spremembo, vam prihrani prihodnjo naložbo v prilagoditev.
DoYourLab je zasnovan v skladu z zahtevami elektronskega izdajanja računov, generira račune z obveznimi polji in v zahtevanih formatih. Ko bodo predpisi v celoti stopili v veljavo, bo vaš laboratorij že pripravljen brez potrebe po dodatnih spremembah.
Upravljanje računov zobotehničnega laboratorija ne mora biti naporen proces, ki vsak mesec porabi dneve dela. S programsko opremo za izdajanje računov v zobotehničnem laboratoriju, kot je DoYourLab, obračunavanje postane skoraj samodejen proces, ki se reši v nekaj urah, z manj napakami, boljšim spremljanjem plačil in zagotovljeno skladnostjo s predpisi.
Če želite izvedeti več o izboljšanju komunikacije s svojimi klinikami ali raziskati prednosti digitalnega laboratorija, vas vabimo, da nadaljujete z branjem našega bloga. In če ste pripravljeni prenehati izgubljati čas z ročnim izdajanjem računov, preizkusite demo DoYourLab in se prepričajte, kako enostavno je lahko.