Fakturowanie jest jednym z najbardziej czasochłonnych zadań administracyjnych w laboratorium dentystycznym i, paradoksalnie, jednym z tych, które wnoszą najmniejszą wartość do biznesu. Co miesiąc kierownik administracyjny musi zebrać wszystkie prace wykonane dla każdej kliniki, zastosować odpowiednie stawki, wygenerować faktury, wysłać je i śledzić płatności. W laboratorium z 30 lub 40 powiązanymi klinikami proces ten może zajmować kilka pełnych dni roboczych.
W tym artykule wyjaśniamy specyficzne wyzwania fakturowania w laboratoriach dentystycznych, jak oprogramowanie do fakturowania może zautomatyzować większość procesu i jakie konkretne funkcje oferuje DoYourLab do efektywnego zarządzania rozliczeniami Twojego laboratorium.
Fakturowanie w laboratorium dentystycznym ma szczególne cechy, które czynią je wyjątkowo złożonym w porównaniu z innymi sektorami:
Wiele laboratoriów nadal zarządza fakturowaniem za pomocą arkuszy kalkulacyjnych lub ogólnego oprogramowania księgowego, które nie jest połączone z systemem zamówień. Oznacza to, że co miesiąc ktoś musi:
W laboratorium z 30 klinikami i 600 zleceniami miesięcznie proces ten może pochłaniać od 15 do 25 godzin miesięcznie. Przy koszcie 20 €/godzinę dla personelu administracyjnego mówimy o 300 do 500 € miesięcznie tylko na proces fakturowania, nie licząc błędów generujących reklamacje i psujących relacje z klinikami.
Kluczem do automatyzacji jest to, że oprogramowanie zarządzające już posiada wszystkie informacje potrzebne do wygenerowania faktur: wie, które zlecenia zostały dostarczone, do której kliniki należą, jakie produkty zawierają i jaka stawka obowiązuje. Wystarczy jedno kliknięcie, aby przekształcić te informacje w faktury.
DoYourLab oferuje następujące funkcje w zakresie fakturowania:
Każde dostarczone zlecenie w DoYourLab ma przypisane produkty z cenami. Kiedy przychodzi czas fakturowania, system automatycznie grupuje wszystkie dostarczone zlecenia dla danej kliniki w wybranym okresie i generuje projekt faktury ze wszystkimi szczegółowymi pozycjami. Kierownik musi tylko przejrzeć i potwierdzić.
Proces, który wcześniej zajmował godziny, redukuje się do minut. Nie ma ryzyka zapomnienia o zleceniu, nie ma błędów w przepisywaniu, a ceny są zawsze prawidłowe, ponieważ są stosowane automatycznie z cennika skonfigurowanego dla każdej kliniki.
DoYourLab pozwala skonfigurować indywidualne stawki dla każdej kliniki. Możesz mieć stawkę bazową i tworzyć warianty dla klinik ze specjalnymi umowami. Gdy faktura jest generowana, system automatycznie stosuje odpowiednią stawkę bez ręcznej interwencji. Jeśli klinika zmienia stawkę, wystarczy ją zaktualizować raz i wszystkie przyszłe zlecenia będą fakturowane w nowej cenie.
Funkcja fakturowania zbiorczego pozwala wygenerować wszystkie faktury za miesiąc w jednym procesie. Wybierasz okres, przeglądasz podsumowanie według kliniki i potwierdzasz generowanie. W ciągu sekund masz wszystkie miesięczne faktury gotowe do wysłania. Możesz je wysłać indywidualnie lub zbiorczo bezpośrednio z platformy.
Dla laboratoriów inkasujących poleceniem zapłaty, DoYourLab generuje plik XML w formacie SEPA gotowy do przesłania do banku. System zawiera dane bankowe każdej kliniki (IBAN, BIC), oblicza kwoty i generuje plik w dokładnym formacie wymaganym przez Twój bank. Wystarczy go pobrać i przesłać do bankowości online.
DoYourLab integruje Stripe Connect, aby kliniki mogły opłacać faktury online kartą kredytową lub debetową. Gdy generujesz fakturę, klinika otrzymuje powiadomienie z linkiem do płatności. Obciążenie jest przetwarzane automatycznie, a status faktury aktualizuje się w czasie rzeczywistym. Jest to szczególnie przydatne dla klinik, które wolą płacić natychmiast, lub dla laboratoriów chcących skrócić czas inkasa.
Panel fakturowania DoYourLab pokazuje w każdej chwili, ile każda klinika jest Ci winna, które faktury są w terminie, które są przeterminowane i od kiedy. Raporty wiekowania pozwalają szybko zidentyfikować kliniki z opóźnionymi płatnościami i podjąć działania, zanim zadłużenie się nagromadzi.
Możesz skonfigurować automatyczne przypomnienia wysyłane do klinik, gdy faktura zbliża się do terminu płatności lub gdy jest już przeterminowana. Eliminuje to niekomfortowe zadanie ręcznego ścigania płatności i utrzymuje profesjonalny ton w komunikacji windykacyjnej.
Spójrzmy na konkretny przykład. Laboratorium z 35 klinikami i 700 zleceniami miesięcznie obecnie poświęca:
Z DoYourLab ten sam proces redukuje się do:
Oszczędność wynosi 19 godzin miesięcznie, co przy 20 €/godzinę oznacza 380 € miesięcznie. W skali roku to 4560 € oszczędności tylko z procesu fakturowania, nie licząc redukcji błędów i skrócenia czasu inkasa.
Z DoYourLab generujesz faktury ze zleceń jednym kliknięciem, eksportujesz polecenia SEPA i oferujesz płatności online swoim klinikom. Wypróbuj bezpłatnie przez miesiąc, bez karty kredytowej. Zobacz plany
Europejskie regulacje zmierzają w kierunku obowiązkowego fakturowania elektronicznego między firmami. Hiszpańska ustawa Crea y Crece ustanawia terminy, w których wszystkie firmy muszą wystawiać i odbierać faktury w ustrukturyzowanym formacie elektronicznym. Oprogramowanie do zarządzania przygotowane na tę zmianę oszczędza Ci przyszłych inwestycji w dostosowanie.
DoYourLab jest zaprojektowany tak, aby spełniać wymagania fakturowania elektronicznego, generując faktury z obowiązkowymi polami i w wymaganych formatach. Gdy regulacje wejdą w pełni w życie, Twoje laboratorium będzie już przygotowane bez potrzeby dodatkowych zmian.
Zarządzanie fakturami laboratorium dentystycznego nie musi być żmudnym procesem pochłaniającym dni pracy każdego miesiąca. Dzięki oprogramowaniu do fakturowania takiemu jak DoYourLab, rozliczenia stają się niemal automatycznym procesem, który rozwiązuje się w kilka godzin, z mniejszą liczbą błędów, lepszym śledzeniem płatności i gwarantowaną zgodnością regulacyjną.
Jeśli chcesz dowiedzieć się więcej o poprawie komunikacji z klinikami lub poznać korzyści cyfrowego laboratorium, zapraszamy do dalszej lektury naszego bloga. A jeśli jesteś gotowy, aby przestać tracić czas na ręczne fakturowanie, wypróbuj demo DoYourLab i przekonaj się, jakie to proste.