Fakturowanie jest najbardziej niedocenianą dźwignią w laboratorium dentystycznym. Właściciele laboratoriów obsesyjnie skupiają się na szybkości projektowania CAD i wydajności drukarek, a potem spędzają ostatnie dwa dni miesiąca walcząc z plikami Excel, aby wygenerować faktury, które powinny już istnieć.
Cyfrowe laboratorium nie wystawia faktur. Ono zwalnia faktury, które system już przygotował. Ten artykuł pokazuje, jak to wygląda w praktyce i jak to osiągnąć.
Znasz to. 28. dnia miesiąca ktoś wyciąga listę zleceń dla każdej kliniki z systemu produkcyjnego. Porównuje ją z arkuszem Excel z uzgodnionymi cenami. Ręcznie wprowadza każdą linię do programu księgowego. Generuje pliki PDF. Wysyła je pojedynczo e-mailem. Dwa dni, czasem trzy.
Potem zaczyna się druga fala: telefony o pozycjach, których klinika nie rozpoznaje, korekty, ponownie wystawione faktury. Kolejne pół dnia. Zanim gotówka dotrze, laboratorium straciło pełny tydzień czasu administracyjnego na proces, który powinien być automatyczny.
Każde zlecenie ma cenę. Cena pochodzi z cennika indywidualnego zdefiniowanego przy wdrożeniu kliniki. Gdy zlecenie zostaje zamknięte, pozycja jest zablokowana.
Pierwszego dnia następnego miesiąca platforma grupuje wszystkie zamknięte zlecenia z poprzedniego miesiąca według kliniki i tworzy projekt faktury. Laboratorium przegląda projekty na jednym ekranie, zwalnia je wszystkie jednym działaniem, a system:
Laboratorium przeszło z dwóch dni pracy do piętnastu minut przeglądu.
Ceny znajdują się w cenniku, a nie w arkuszu kalkulacyjnym. Cennik jest indywidualny dla kliniki. Platforma stosuje go automatycznie przy tworzeniu zlecenia. Technik nigdy nie wpisuje ceny.
Faktury generowane są na klinikę na miesiąc, z jedną linią na zlecenie. Kliniki, które chcą fakturę na zlecenie, mogą to uzyskać jako flagę konfiguracyjną. Platforma nie powinna narzucać jednego modelu rozliczeniowego.
Organy podatkowe wymagają nieprzerwanej sekwencji. Platforma to wymusza. Bez luk, bez ręcznych edycji numeru.
Hiszpania ma Verifactu i Facturae, Włochy SDI, Francja Chorus Pro, Niemcy XRechnung. Platforma musi produkować prawnie wymagany format dla kraju laboratorium. Jeśli tego nie robi, nadal płacisz zewnętrznemu biuru rachunkowemu za tę usługę.
W Europie polecenie zapłaty SEPA eliminuje windykację. Klinika podpisuje upoważnienie raz. Platforma generuje plik XML SEPA co miesiąc, bank pobiera pieniądze, laboratorium potwierdza kilkoma kliknięciami.
Dla klinik preferujących płatność kartą, Stripe Connect na platformie pozwala im opłacać faktury online. Gotówka wpływa następnego dnia. Laboratorium płaci niewielką prowizję i oszczędza tydzień przepływu gotówki.
Trzy dni przed terminem płatności platforma wysyła przypomnienie. Pięć dni po terminie — mocniejsze. Piętnaście dni po terminie — ostateczne wezwanie z wymaganą prawnie treścią dla danego kraju. Właściciel laboratorium widzi tylko sprawy wymagające telefonu.
DoYourLab generuje faktury z zamkniętych zleceń, wysyła je do klinik z linkiem do płatności, generuje pliki XML SEPA i integruje się ze Stripe Connect, aby gotówka wpływała szybciej. Zobacz plany
Stripe Connect to właściwy wzorzec dla wielodostępnej platformy laboratoryjnej: każde laboratorium ma własne połączone konto Stripe, platforma pobiera niewielką opłatę aplikacyjną, a środki trafiają bezpośrednio do laboratorium. Kliniki płacą faktury online kartą lub poleceniem zapłaty, laboratorium otrzymuje pieniądze w 1 do 2 dni.
Konfiguracja to jednorazowe wdrożenie wewnątrz platformy. Po tym każda faktura zawiera link do płatności. Bez ręcznego uzgadniania. Platforma oznacza fakturę jako opłaconą w momencie otrzymania webhooka.
Laboratorium z 200 zleceniami miesięcznie i 30 aktywnymi klinikami zazwyczaj poświęca 16 godzin miesięcznie na fakturowanie w procesie ręcznym. Przy rzeczywistym koszcie 25 EUR za godzinę, to 400 EUR miesięcznie, plus koszty opóźnionych płatności, które wynikają z wolniejszego wpływu gotówki.
Przejście na platformę, która kosztuje w podobnym zakresie i eliminuje 90% tej pracy, zwraca się w pierwszym miesiącu. Efekt drugiego rzędu — szybsza gotówka — uwalnia kapitał obrotowy, który można wydać na materiały, personel lub marketing zamiast na linię kredytową.
Fakturowanie to ostatni kilometr cyfrowego przepływu pracy, ale musi być wbudowane od samego początku. Jeśli katalog i cenniki nie są czyste, faktury też nie będą. Konfigurację katalogu opisujemy w przewodniku po oprogramowaniu dla laboratorium dentystycznego, a pełne wdrożenie w planie krok po kroku digitalizacji laboratorium.
Przygotuj katalog prawidłowo, powiąż cenniki z klinikami, zamykaj zlecenia poprawnie. Fakturowanie wtedy zadziała samo.