Fakturering er den mest undervurderte spaken i et tannteknisk laboratorium. Laboratorieeiere er besatt av CAD-designhastighet og skriverkapasitet, for så å bruke de to siste dagene av måneden på å slåss med Excel-filer for å produsere fakturaer som allerede burde eksistere.
Et digitalt laboratorium fakturerer ikke. Det frigir fakturaer som systemet allerede har skrevet. Denne artikkelen tar for seg hvordan det ser ut i praksis og hvordan du kommer dit.
Du kjenner den. Den 28. i måneden trekker noen ut en liste over saker per klinikk fra produksjonssystemet. Krysssjekker dem mot et Excel-ark med avtalte priser. Legger inn hver linje manuelt i regnskapsprogrammet. Genererer PDF-er. Sender dem per e-post én etter én. To dager, noen ganger tre.
Så starter den andre bølgen: telefonene om linjer klinikken ikke gjenkjenner, korreksjonene, de gjenutstede fakturaene. Nok en halv dag borte. Innen pengene ankommer, har laboratoriet mistet en full uke med administrativ tid på en prosess som burde være automatisk.
Hver sak har en pris. Prisen kommer fra prislisten per klinikk som ble definert da klinikken ble registrert. Når saken avsluttes, låses linjen.
Den 1. i neste måned grupperer plattformen alle avsluttede saker fra forrige måned per klinikk og oppretter et fakturautkast. Laboratoriet gjennomgår utkastene på én skjerm, frigir dem alle med én handling, og systemet:
Laboratoriet gikk fra to dagers arbeid til femten minutters gjennomgang.
Prisene ligger i en prisliste, ikke i et regneark. Prislisten er per klinikk. Plattformen anvender den automatisk når saken opprettes. Teknikeren skriver aldri inn en pris.
Fakturaer genereres per klinikk per måned, med én linje per sak. Klinikker som ønsker én faktura per sak får det som et konfigurasjonsflagg. Plattformen bør ikke tvinge frem én enkelt faktureringsmodell.
Skattemyndighetene krever ubrutte sekvenser. Plattformen håndhever dette. Ingen hull, ingen manuelle endringer av nummeret.
Spania har Verifactu og Facturae, Italia har SDI, Frankrike har Chorus Pro, Tyskland har XRechnung. Plattformen må produsere det lovpålagte formatet for laboratoriets land. Hvis den ikke gjør det, fortsetter du å betale en ekstern regnskapstjeneste for å gjøre det for deg.
I Europa eliminerer SEPA-direktebelastning purring. Klinikken signerer mandatet én gang. Plattformen genererer SEPA XML-filen hver måned, banken trekker pengene, laboratoriet bekrefter med noen klikk.
For klinikker som foretrekker kortbetaling, lar Stripe Connect på plattformen dem betale fakturaer på nett. Pengene ankommer neste dag. Laboratoriet betaler et lite gebyr og sparer en uke med kontantflyt.
Tre dager før forfallsdatoen sender plattformen en påminnelse. Fem dager etter, en sterkere. Femten dager etter, et endelig varsel med det juridiske språket for landet. Laboratorieeieren ser bare sakene som trenger en telefonsamtale.
DoYourLab genererer fakturaer fra avsluttede saker, sender dem til klinikker med en betalingslenke, produserer SEPA XML og integrerer med Stripe Connect slik at pengene ankommer raskere. Se planer
Stripe Connect er det riktige mønsteret for en flerleieplattform for laboratorier: hvert laboratorium har sin egen tilkoblede Stripe-konto, plattformen tar et lite applikasjonsgebyr, og midlene overføres direkte til laboratoriet. Klinikker betaler fakturaer på nett med kort eller bankbelastning, laboratoriet får pengene på 1 til 2 dager.
Oppsettet er en engangs onboarding i plattformen. Etter det bærer hver faktura en betalingslenke. Ingen manuell avstemming. Plattformen markerer fakturaen som betalt i det øyeblikket webhook-en utløses.
Et laboratorium med 200 saker i måneden og 30 aktive klinikker bruker typisk 16 timer per måned på fakturering under den manuelle flyten. Til en reell kostnad på 25 EUR per time er det 400 EUR i måneden, pluss kostnaden for de sene betalingene som følger fordi pengene ankommer langsommere.
Å gå over til en plattform som koster i samme prisklasse og fjerner 90 % av det arbeidet, betaler seg den første måneden. Andregradseffekten – raskere kontanter – frigjør arbeidskapital som kan brukes på materialer, ansatte eller markedsføring i stedet for på en kredittlinje.
Fakturering er den siste etappen av den digitale arbeidsflyten, men den må kobles inn fra starten. Hvis katalogen og prislistene ikke er ryddige, vil heller ikke fakturaene være det. Vi dekker katalogoppsettet i guiden for programvare til tanntekniske laboratorier og hele utrullingen i steg-for-steg-planen for å digitalisere et laboratorium.
Få katalogen riktig, koble prislister per klinikk, avslutt saker ordentlig. Faktureringen tar seg da av seg selv.