Fakturering er en av de mest tidkrevende administrative oppgavene i et tannteknisk laboratorium og, paradoksalt nok, en av dem som tilfører minst verdi til virksomheten. Hver måned må den administrative lederen sammenstille alt utført arbeid for hver klinikk, anvende de riktige satsene, generere fakturaer, sende dem og følge opp betalinger. I et laboratorium med 30 eller 40 tilknyttede klinikker kan denne prosessen oppta flere fulle arbeidsdager.
I denne artikkelen forklarer vi de spesifikke utfordringene ved fakturering for tanntekniske laboratorier, hvordan faktureringsprogramvare kan automatisere det meste av prosessen og hvilke konkrete funksjoner DoYourLab tilbyr for å håndtere laboratoriets fakturering effektivt.
Fakturering i tanntekniske laboratorier har særegenheter som gjør den spesielt kompleks sammenlignet med andre sektorer:
Mange laboratorier håndterer fortsatt fakturering med regneark eller generisk regnskapsprogramvare som ikke er koblet til ordresystemet. Dette betyr at noen hver måned må:
I et laboratorium med 30 klinikker og 600 saker per måned kan denne prosessen konsumere mellom 15 og 25 timer månedlig. Til en kostnad på €20/time for administrativt personale snakker vi om €300 til €500 per måned bare for faktureringsprosessen – uten å telle feil som genererer klager og skader forholdet til klinikkene.
Nøkkelen til automatisering er at styringsprogramvaren allerede har all informasjon som trengs for å generere fakturaer: den vet hvilke saker som er levert, hvilken klinikk de tilhører, hvilke produkter de inkluderer og hvilken sats som gjelder. Det trengs bare ett klikk for å konvertere den informasjonen til fakturaer.
DoYourLab tilbyr følgende funksjoner for fakturering i tanntekniske laboratorier:
Hver leverte sak i DoYourLab har tilknyttede produkter med sine priser. Når det er tid for å fakturere, grupperer systemet automatisk alle leverte saker per klinikk i den valgte perioden og genererer et fakturautkast med alle detaljerte linjer. Lederen trenger bare å gjennomgå og bekrefte.
Denne prosessen som tidligere tok timer er redusert til minutter. Det er ingen risiko for å glemme en sak, ingen overføringsfeil og prisene er alltid korrekte fordi de anvendes automatisk fra satsen som er konfigurert for hver klinikk.
DoYourLab lar deg konfigurere spesifikke satser for hver klinikk. Du kan ha en basissats og opprette variasjoner for klinikker med spesielle avtaler. Når en faktura genereres, anvender systemet automatisk riktig sats uten manuell intervensjon. Hvis en klinikk endrer sats, trenger du bare å oppdatere den én gang og alle fremtidige saker vil bli fakturert til den nye prisen.
Gruppefaktureringsfunksjonen lar deg generere alle fakturaer for måneden i én prosess. Du velger perioden, gjennomgår oppsummeringen per klinikk og bekrefter genereringen. På sekunder har du alle månedlige fakturaer klare til å sende. Du kan sende dem enkeltvis eller samlet direkte fra plattformen.
For laboratorier som inkasserer via direktebelastning, genererer DoYourLab XML-filen i SEPA-format klar til opplasting til banken. Systemet inkluderer hver klinikks bankdetaljer (IBAN, BIC), beregner beløpene og genererer filen i det eksakte formatet banken din krever. Du trenger bare å laste den ned og laste den opp i nettbanken din.
DoYourLab integrerer Stripe Connect slik at klinikker kan betale fakturaene sine på nett med kreditt- eller debetkort. Når du genererer en faktura, mottar klinikken et varsel med en betalingslenke. Belastningen behandles automatisk og fakturastatusen oppdateres i sanntid. Dette er spesielt nyttig for klinikker som foretrekker å betale umiddelbart eller for laboratorier som ønsker å redusere innkrevingstiden.
DoYourLabs faktureringspanel viser til enhver tid hvor mye hver klinikk skylder deg, hvilke fakturaer som er innenfor frist, hvilke som er forfalt og siden når. Aldersfordelingsrapporter lar deg raskt identifisere klinikker med forsinkede betalinger og iverksette tiltak før gjelden akkumuleres.
Du kan konfigurere automatiske påminnelser som sendes til klinikker når en faktura nærmer seg forfallsdatoen eller når den allerede er forfalt. Dette eliminerer den ubehagelige oppgaven med å purre betalinger manuelt og opprettholder en profesjonell tone i innkrevingskommunikasjonen.
La oss se på et konkret eksempel. Et laboratorium med 35 klinikker og 700 månedlige saker bruker for tiden:
Med DoYourLab reduseres den samme prosessen til:
Besparelsen er 19 timer per måned, som til €20/time representerer €380 per måned. Over et år er det €4 560 i besparelser bare fra faktureringsprosessen – uten å telle feilreduksjon og forbedrede innkrevingstider.
Med DoYourLab genererer du fakturaer fra saker med ett klikk, eksporterer SEPA-remisser og tilbyr nettbetaling til klinikkene dine. Prøv gratis i én måned, ingen kredittkort påkrevd. Se planer
Europeiske regelverk beveger seg mot obligatorisk elektronisk fakturering mellom bedrifter. Spanias Crea y Crece-lov fastsetter frister for at alle selskaper skal utstede og motta fakturaer i strukturert elektronisk format. Styringsprogramvare som er forberedt på denne endringen sparer deg for fremtidige investeringer i tilpasning.
DoYourLab er designet for å oppfylle kravene til elektronisk fakturering, og genererer fakturaer med obligatoriske felt og i påkrevde formater. Når regelverket trer fullstendig i kraft, vil laboratoriet ditt allerede være forberedt uten behov for ytterligere endringer.
Å administrere fakturaer for tanntekniske laboratorier trenger ikke å være en kjedelig prosess som konsumerer dager med arbeid hver måned. Med faktureringsprogramvare som DoYourLab blir fakturering en nesten automatisk prosess som løses på et par timer, med færre feil, bedre betalingssporing og garantert regelverkssamsvar.
Hvis du vil lære mer om å forbedre kommunikasjonen med klinikkene dine eller utforske fordelene ved et digitalt laboratorium, inviterer vi deg til å fortsette å lese bloggen vår. Og hvis du er klar til å slutte å kaste bort tid på manuell fakturering, prøv DoYourLab-demoen og se hvor enkelt det kan være.