Facturering is een van de meest tijdrovende administratieve taken in een tandtechnisch laboratorium en paradoxaal genoeg een die de minste waarde toevoegt aan het bedrijf. Elke maand moet de administratief manager al het voltooide werk voor elke praktijk compileren, de juiste tarieven toepassen, facturen genereren, deze versturen en betalingen bijhouden. In een laboratorium met 30 of 40 aangesloten praktijken kan dit proces meerdere volledige werkdagen in beslag nemen.
In dit artikel leggen we de specifieke uitdagingen van facturering van het tandtechnisch laboratorium uit, hoe factureringssoftware voor tandtechnische laboratoria het grootste deel van het proces kan automatiseren en welke concrete functies DoYourLab biedt om de facturering van uw laboratorium efficiënt te beheren.
Facturering van tandtechnische laboratoria heeft bijzonderheden die het bijzonder complex maken in vergelijking met andere sectoren:
Veel laboratoria beheren facturering nog steeds met spreadsheets of generieke boekhoudsoftware die niet is verbonden met het ordersysteem. Dit betekent dat elke maand iemand moet:
In een laboratorium met 30 praktijken en 600 cases per maand kan dit proces tussen de 15 en 25 uur per maand kosten. Bij een kostprijs van €20/uur voor administratief personeel hebben we het over €300 tot €500 per maand alleen voor het factureringsproces — fouten die klachten genereren en de relatie met praktijken schaden niet meegerekend.
De sleutel tot automatisering is dat de beheersoftware al alle informatie heeft die nodig is om facturen te genereren: het weet welke cases zijn geleverd, bij welke praktijk ze horen, welke producten ze bevatten en welk tarief van toepassing is. Er is slechts één klik nodig om die informatie om te zetten in facturen.
DoYourLab biedt de volgende functies voor factureringssoftware voor tandtechnische laboratoria:
Elke geleverde casus in DoYourLab heeft bijbehorende producten met hun prijzen. Wanneer het tijd is om te factureren, groepeert het systeem automatisch alle geleverde cases per praktijk gedurende de geselecteerde periode en genereert een conceptfactuur met alle gedetailleerde regels. De manager hoeft alleen te beoordelen en te bevestigen.
Dit proces dat voorheen uren in beslag nam, wordt teruggebracht tot minuten. Er is geen risico op het vergeten van een casus, geen transcriptiefouten en prijzen zijn altijd correct omdat ze automatisch worden toegepast vanuit het tarief dat voor elke praktijk is geconfigureerd.
DoYourLab stelt u in staat specifieke tarieven per praktijk te configureren. U kunt een basistarief hebben en variaties aanmaken voor praktijken met speciale afspraken. Wanneer een factuur wordt gegenereerd, past het systeem automatisch het juiste tarief toe zonder handmatige tussenkomst. Als een praktijk van tarief verandert, hoeft u het slechts eenmaal bij te werken en alle toekomstige cases worden tegen de nieuwe prijs gefactureerd.
De batchfactureringsfunctie stelt u in staat alle facturen voor de maand in één proces te genereren. U selecteert de periode, beoordeelt het overzicht per praktijk en bevestigt de generatie. In seconden heeft u alle maandelijkse facturen klaar om te versturen. U kunt ze individueel of in bulk rechtstreeks vanuit het platform verzenden.
Voor laboratoria die via automatische incasso incasseren, genereert DoYourLab het XML-bestand in SEPA-formaat klaar om naar de bank te uploaden. Het systeem bevat de bankgegevens van elke praktijk (IBAN, BIC), berekent de bedragen en genereert het bestand in het exacte formaat dat uw bank vereist. U hoeft het alleen te downloaden en te uploaden naar uw internetbankieren.
DoYourLab integreert Stripe Connect zodat praktijken hun facturen online kunnen betalen met credit- of betaalkaart. Wanneer u een factuur genereert, ontvangt de praktijk een melding met een betaallink. De betaling wordt automatisch verwerkt en de factuurstatus wordt in real-time bijgewerkt. Dit is vooral nuttig voor praktijken die liever direct betalen of voor laboratoria die de incassotermijnen willen verkorten.
Het factureringspaneel van DoYourLab toont te allen tijde hoeveel elke praktijk u verschuldigd is, welke facturen binnen de termijn vallen, welke achterstallig zijn en sinds wanneer. Ouderdomsrapporten stellen u in staat snel praktijken met late betalingen te identificeren en actie te ondernemen voordat de schuld zich ophoopt.
U kunt automatische herinneringen configureren die naar praktijken worden gestuurd wanneer een factuur de vervaldatum nadert of wanneer deze al achterstallig is. Dit elimineert de ongemakkelijke taak van handmatig betalingen opvolgen en handhaaft een professionele toon in de incassocommunicatie.
Laten we een concreet voorbeeld bekijken. Een laboratorium met 35 praktijken en 700 maandelijkse cases besteedt momenteel:
Met DoYourLab wordt hetzelfde proces teruggebracht tot:
De besparing is 19 uur per maand, wat bij €20/uur neerkomt op €380 per maand. Over een jaar is dat €4.560 aan besparingen alleen al op het factureringsproces — de vermindering van fouten en verbeterde incassotermijnen niet meegerekend.
Met DoYourLab genereert u facturen uit cases met één klik, exporteert u SEPA-remises en biedt u online betaling aan uw praktijken. Probeer een maand gratis, geen creditcard vereist. Bekijk plannen
Europese regelgeving beweegt richting verplichte elektronische facturering tussen bedrijven. De Spaanse Crea y Crece-wet stelt deadlines vast voor alle bedrijven om facturen in gestructureerd elektronisch formaat uit te geven en te ontvangen. Tandheelkundige beheersoftware die hierop is voorbereid, bespaart u de toekomstige investering in aanpassing.
DoYourLab is ontworpen om te voldoen aan de vereisten voor elektronische facturering, genereert facturen met verplichte velden en in vereiste formaten. Wanneer de regelgeving volledig van kracht wordt, is uw laboratorium al voorbereid zonder extra wijzigingen nodig te hebben.
Het beheren van facturen van het tandtechnisch laboratorium hoeft geen vervelend proces te zijn dat elke maand werkdagen opslokt. Met factureringssoftware voor tandtechnische laboratoria zoals DoYourLab wordt facturering een vrijwel automatisch proces dat in een paar uur is afgehandeld, met minder fouten, betere betalingsopvolging en gegarandeerde naleving van regelgeving.
Als u meer wilt weten over het verbeteren van de communicatie met uw praktijken of de voordelen van een digitaal laboratorium wilt verkennen, nodigen wij u uit om verder te lezen in onze blog. En als u klaar bent om te stoppen met tijdverspilling aan handmatige facturering, probeer de DoYourLab demo en zie hoe makkelijk het kan zijn.