청구는 치과기공소에서 가장 시간이 많이 소요되는 행정 업무 중 하나이며, 역설적으로 사업에 가장 적은 가치를 추가하는 업무입니다. 매달 행정 담당자는 각 클리닉에 완료된 모든 작업을 취합하고, 정확한 요율을 적용하고, 청구서를 생성하고, 전송하고, 결제를 추적해야 합니다. 30~40개의 제휴 클리닉이 있는 기공소에서 이 과정은 여러 근무일 전체를 차지할 수 있습니다.
이 글에서는 치과기공소 청구의 구체적인 과제, 치과기공소 청구 소프트웨어가 대부분의 프로세스를 자동화할 수 있는 방법, 그리고 DoYourLab이 기공소의 청구를 효율적으로 관리하기 위해 제공하는 구체적인 기능을 설명합니다.
치과기공소 청구에는 다른 분야와 비교하여 특히 복잡하게 만드는 특수성이 있습니다:
많은 기공소가 여전히 주문 시스템과 연결되지 않은 스프레드시트나 범용 회계 소프트웨어로 청구를 관리합니다. 이는 매달 누군가가 다음을 해야 함을 의미합니다:
30개 클리닉과 월 600건의 케이스가 있는 기공소에서 이 과정은 월 15~25시간을 소모할 수 있습니다. 행정 직원의 시간당 €20 비용으로 계산하면 청구 프로세스만으로 월 €300~€500을 이야기하는 것이며, 불만을 야기하고 클리닉과의 관계를 손상시키는 오류는 포함되지 않았습니다.
자동화의 핵심은 관리 소프트웨어가 청구서 생성에 필요한 모든 정보를 이미 가지고 있다는 것입니다: 어떤 케이스가 납품되었는지, 어떤 클리닉에 속하는지, 어떤 제품이 포함되어 있는지, 어떤 요율이 적용되는지 알고 있습니다. 그 정보를 청구서로 변환하려면 클릭 한 번만 필요합니다.
DoYourLab은 치과기공소 청구 소프트웨어로서 다음 기능을 제공합니다:
DoYourLab에서 납품된 모든 케이스에는 가격이 연결된 제품이 있습니다. 청구할 시간이 되면 시스템이 선택한 기간 동안 클리닉별로 납품된 모든 케이스를 자동 그룹화하여 모든 상세 항목이 포함된 초안 청구서를 생성합니다. 관리자는 검토하고 확인만 하면 됩니다.
이전에 몇 시간이 걸리던 이 과정이 몇 분으로 줄어듭니다. 케이스를 빠뜨릴 위험이 없고, 전사 오류가 없으며, 각 클리닉에 구성된 요율에서 자동 적용되므로 가격이 항상 정확합니다.
DoYourLab은 각 클리닉에 특정 요율을 구성할 수 있습니다. 기본 요율을 가지고 특별 계약이 있는 클리닉을 위한 변형을 만들 수 있습니다. 청구서 생성 시 시스템이 수동 개입 없이 올바른 요율을 자동 적용합니다. 클리닉의 요율이 변경되면 한 번만 업데이트하면 모든 향후 케이스가 새 가격으로 청구됩니다.
일괄 청구 기능으로 단일 프로세스에서 월의 모든 청구서를 생성할 수 있습니다. 기간을 선택하고, 클리닉별 요약을 검토하고, 생성을 확인합니다. 몇 초 안에 전송 준비가 완료된 모든 월간 청구서가 준비됩니다. 플랫폼에서 직접 개별적으로 또는 일괄적으로 전송할 수 있습니다.
자동이체로 수금하는 기공소의 경우, DoYourLab은 은행에 업로드할 준비가 된 SEPA 형식의 XML 파일을 생성합니다. 시스템에는 각 클리닉의 은행 정보(IBAN, BIC)가 포함되어 있으며, 금액을 계산하고 은행이 요구하는 정확한 형식으로 파일을 생성합니다. 다운로드하여 온라인 뱅킹에 업로드하기만 하면 됩니다.
DoYourLab은 Stripe Connect를 통합하여 클리닉이 신용카드 또는 체크카드로 온라인 청구서를 결제할 수 있습니다. 청구서를 생성하면 클리닉이 결제 링크가 포함된 알림을 받습니다. 결제가 자동 처리되고 청구서 상태가 실시간으로 업데이트됩니다. 이는 즉시 결제를 선호하는 클리닉이나 수금 기간을 줄이고자 하는 기공소에 특히 유용합니다.
DoYourLab의 청구 패널은 각 클리닉이 얼마를 미결로 가지고 있는지, 어떤 청구서가 기한 내인지, 어떤 것이 연체인지 그리고 언제부터인지 항상 보여줍니다. 미수금 경과 보고서로 늦게 지불하는 클리닉을 빠르게 식별하고 부채가 누적되기 전에 조치를 취할 수 있습니다.
청구서가 만기일에 가까워지거나 이미 연체되었을 때 클리닉에 자동으로 전송되는 리마인더를 구성할 수 있습니다. 이것은 수동으로 결제를 독촉하는 불편한 업무를 제거하고 수금 커뮤니케이션에서 전문적인 톤을 유지합니다.
구체적인 예를 살펴봅시다. 35개 클리닉과 월 700건의 케이스가 있는 기공소가 현재 소비하는 시간:
DoYourLab을 사용하면 동일한 과정이 다음으로 줄어듭니다:
절감은 월 19시간이며, 시간당 €20으로 계산하면 월 €380입니다. 연간으로는 청구 프로세스만으로 €4,560의 절감이며, 오류 감소와 수금 기간 개선은 포함되지 않았습니다.
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유럽 규정은 기업 간 의무적 전자 청구 방향으로 나아가고 있습니다. 스페인의 Crea y Crece 법은 모든 기업이 구조화된 전자 형식으로 청구서를 발행하고 수신해야 하는 기한을 설정합니다. 이 변화에 대비된 치과 관리 소프트웨어는 향후 적응을 위한 투자를 절약해 줍니다.
DoYourLab은 전자 청구 요구사항을 준수하도록 설계되어 필수 필드와 요구되는 형식으로 청구서를 생성합니다. 규정이 완전히 시행되면 기공소는 추가 변경 없이 이미 준비된 상태입니다.
치과기공소 청구서 관리가 매달 며칠의 작업을 소모하는 지루한 프로세스일 필요는 없습니다. DoYourLab과 같은 치과기공소 청구 소프트웨어를 사용하면 청구가 두어 시간 내에 해결되는 거의 자동화된 프로세스가 되며, 오류가 줄고, 결제 추적이 향상되고, 규제 준수가 보장됩니다.
클리닉과의 커뮤니케이션 개선에 대해 더 알고 싶거나 디지털 기공소의 이점을 탐구하고 싶다면 블로그를 계속 읽어 보시기 바랍니다. 그리고 수동 청구에 시간 낭비를 멈출 준비가 되셨다면, DoYourLab 데모를 체험하고 얼마나 쉬울 수 있는지 확인해 보세요.