La facturation est le levier le plus sous-estimé dans un laboratoire dentaire. Les propriétaires de laboratoires sont obsédés par la vitesse de conception CAD et le débit des imprimantes, puis passent les deux derniers jours du mois à lutter avec des fichiers Excel pour produire des factures qui devraient déjà exister.
Un laboratoire numérique ne facture pas. Il libère des factures que le système a déjà rédigées. Cet article montre à quoi cela ressemble en pratique et comment y arriver.
Vous le connaissez. Le 28 du mois, quelqu'un tire une liste de cas par cabinet depuis le système de production. Les croise avec un fichier Excel de prix convenus. Saisit manuellement chaque ligne dans le programme comptable. Génère des PDF. Les envoie un par un. Deux jours, parfois trois.
Puis la deuxième vague commence : les appels sur des postes que le cabinet ne reconnaît pas, les corrections, les factures réémises. Encore une demi-journée perdue. Le temps que l'argent arrive, le laboratoire a perdu une semaine entière de temps administratif sur un processus qui devrait être automatique.
Chaque cas a un prix. Le prix vient de la grille tarifaire par cabinet définie lors de l'intégration du cabinet. Quand le cas est clôturé, la ligne est verrouillée.
Le 1er du mois suivant, la plateforme regroupe tous les cas clôturés du mois précédent par cabinet et crée un brouillon de facture. Le laboratoire vérifie les brouillons sur un seul écran, les libère tous en une seule action et le système :
Le laboratoire est passé de deux jours de travail à quinze minutes de vérification.
Les prix vivent sur une grille tarifaire, pas dans un tableur. La grille est par cabinet. La plateforme l'applique automatiquement lors de la création du cas. Le technicien ne saisit jamais de prix.
Les factures sont générées par cabinet par mois, avec une ligne par cas. Les cabinets qui veulent une facture par cas obtiennent cela comme option de configuration. La plateforme ne doit pas imposer un seul modèle de facturation.
Les autorités fiscales veulent des séquences ininterrompues. La plateforme l'impose. Pas de lacunes, pas de modifications manuelles du numéro.
L'Espagne a Verifactu et Facturae, l'Italie a SDI, la France a Chorus Pro, l'Allemagne a XRechnung. La plateforme doit produire le format légalement requis pour le pays du laboratoire. Si ce n'est pas le cas, vous continuez à payer un service comptable externe pour le faire.
En Europe, le prélèvement SEPA élimine les relances. Le cabinet signe le mandat une fois. La plateforme génère le fichier SEPA XML chaque mois, la banque prélève l'argent, le laboratoire confirme en quelques clics.
Pour les cabinets qui préfèrent le paiement par carte, Stripe Connect sur la plateforme leur permet de payer les factures en ligne. L'argent arrive le lendemain. Le laboratoire paie une petite commission et économise une semaine de trésorerie.
Trois jours avant l'échéance, la plateforme envoie un rappel. Cinq jours après, un plus ferme. Quinze jours après, une mise en demeure avec le langage juridique du pays. Le propriétaire du laboratoire ne voit que les cas qui nécessitent un appel.
DoYourLab génère des factures à partir de vos cas clôturés, les envoie aux cabinets avec un lien de paiement, produit le SEPA XML et s'intègre avec Stripe Connect pour que l'argent arrive plus vite. Voir les tarifs
Stripe Connect est le bon modèle pour une plateforme de laboratoire multi-tenant : chaque laboratoire a son propre compte Stripe connecté, la plateforme facture une petite commission, et les fonds sont versés directement au laboratoire. Les cabinets paient les factures en ligne par carte ou prélèvement bancaire, le laboratoire reçoit l'argent en 1 à 2 jours.
La configuration est un onboarding unique au sein de la plateforme. Après cela, chaque facture porte un lien de paiement. Pas de rapprochement manuel. La plateforme marque la facture comme payée dès que le webhook se déclenche.
Un laboratoire avec 200 cas par mois et 30 cabinets actifs passe typiquement 16 heures par mois sur la facturation en mode manuel. À un coût réel de 25 EUR par heure, cela fait 400 EUR par mois, plus le coût des retards de paiement qui suivent parce que l'argent arrive plus lentement.
Passer à une plateforme qui coûte dans la même gamme et supprime 90 % de ce travail se rentabilise le premier mois. L'effet de second ordre — un encaissement plus rapide — libère du fonds de roulement qui peut être consacré aux matériaux, au personnel ou au marketing au lieu d'une ligne de crédit.
La facturation est le dernier kilomètre du workflow numérique, mais elle doit être intégrée dès le départ. Si le catalogue et les grilles tarifaires ne sont pas propres, les factures ne le seront pas non plus. Nous traitons la configuration du catalogue dans le guide du logiciel de laboratoire dentaire et le déploiement complet dans le plan étape par étape pour numériser un laboratoire.
Configurez bien le catalogue, liez les grilles tarifaires par cabinet, clôturez les cas correctement. La facturation se gère alors d'elle-même.