La facturación es la palanca más infravalorada de un laboratorio dental. Los responsables se obsesionan con la velocidad del CAD y el rendimiento de las impresoras, y luego dedican los dos últimos días del mes a pelearse con hojas de Excel para emitir facturas que ya deberían existir.
Un laboratorio digital no factura. Libera facturas que el sistema ya ha redactado. Este artículo recorre cómo es eso en la práctica y cómo llegar a ese punto.
La conoces. El día 28, alguien saca del sistema de producción un listado de casos por clínica. Los cruza con un Excel de precios pactados. Mete cada línea a mano en el programa de contabilidad. Genera los PDF. Los manda uno a uno por correo. Dos días, a veces tres.
Después llega la segunda ola: las llamadas por líneas que la clínica no reconoce, las correcciones, los rectificativos. Otro medio día. Cuando el dinero entra, el laboratorio ha perdido una semana entera de trabajo administrativo en un proceso que debería ser automático.
Cada caso tiene un precio. El precio sale de la tarifa por clínica que se definió cuando se dio de alta a la clínica. Cuando el caso se cierra, la línea queda fijada.
El día 1 del mes siguiente, la plataforma agrupa todos los casos cerrados del mes anterior por clínica y crea una factura en borrador. El laboratorio revisa los borradores en una sola pantalla, los emite todos con una acción y el sistema:
El laboratorio pasó de dos días de trabajo a quince minutos de revisión.
Los precios viven en una tarifa, no en una hoja de cálculo. La tarifa es por clínica. La plataforma la aplica automáticamente al crear el caso. El técnico no escribe el precio.
Las facturas se generan por clínica y mes, con una línea por caso. Las clínicas que prefieran factura por caso lo tienen como opción de configuración. La plataforma no debe imponer un único modelo.
Hacienda quiere series ininterrumpidas. La plataforma lo fuerza. Sin huecos, sin ediciones manuales del número.
España tiene Verifactu y Facturae, Italia SDI, Francia Chorus Pro, Alemania XRechnung. La plataforma debe producir el formato exigido por el país del laboratorio. Si no, seguirás pagando a un servicio externo de contabilidad para que lo haga por ti.
En Europa, la domiciliación SEPA elimina la reclamación. La clínica firma el mandato una vez. La plataforma genera el XML SEPA cada mes, el banco cobra y el laboratorio confirma con dos clics.
Para las clínicas que prefieren tarjeta, Stripe Connect en la plataforma les permite pagar las facturas online. El dinero llega al día siguiente. El laboratorio paga una pequeña comisión y se ahorra una semana de cash flow.
Tres días antes del vencimiento, la plataforma manda un recordatorio. Cinco días después, uno más firme. Quince días después, un aviso final con el lenguaje legal del país. El responsable solo ve los casos que requieren llamar.
DoYourLab genera las facturas a partir de los casos cerrados, las envía a las clínicas con enlace de pago, produce el XML SEPA y se integra con Stripe Connect para que el dinero llegue antes. Ver planes
Stripe Connect es el patrón correcto para una plataforma multi-laboratorio: cada laboratorio tiene su propia cuenta conectada de Stripe, la plataforma cobra una pequeña comisión de aplicación y los fondos se liquidan directamente al laboratorio. Las clínicas pagan las facturas online con tarjeta o domiciliación, el laboratorio recibe el dinero en 1 o 2 días.
La configuración es un onboarding único dentro de la plataforma. A partir de ahí, cada factura lleva un enlace de pago. Sin conciliación manual. La plataforma marca la factura como pagada en el momento en que llega el webhook.
Un laboratorio con 200 casos al mes y 30 clínicas activas dedica habitualmente 16 horas mensuales a facturar con el flujo manual. A un coste real de 25 €/hora, eso son 400 € al mes, sin contar el coste de los retrasos en el cobro.
Pasar a una plataforma que cuesta lo mismo y elimina el 90 % del trabajo se amortiza en el primer mes. El efecto de segundo orden, el cobro más rápido, libera circulante que puedes destinar a materiales, personal o marketing en lugar de a una línea de crédito.
La facturación es la última milla del flujo digital, pero hay que cablearla desde el principio. Si el catálogo y las tarifas no están limpios, las facturas tampoco lo estarán. La configuración del catálogo la cubrimos en la guía del software para laboratorio dental y el despliegue completo en el plan paso a paso para digitalizar el laboratorio.
Pon bien el catálogo, vincula tarifas por clínica, cierra los casos como deben. La facturación se ocupa sola.