Rechnungsstellung ist der am meisten unterschätzte Hebel im Dentallabor. Laborinhaber sind besessen von CAD-Designgeschwindigkeit und Druckerdurchsatz, verbringen dann aber die letzten zwei Tage des Monats damit, mit Excel-Dateien zu kämpfen, um Rechnungen zu erstellen, die bereits existieren sollten.
Ein digitales Labor stellt keine Rechnungen. Es gibt Rechnungen frei, die das System bereits geschrieben hat. Dieser Artikel zeigt, wie das in der Praxis aussieht und wie man dorthin gelangt.
Sie kennen es. Am 28. des Monats zieht jemand eine Liste der Fälle pro Praxis aus dem Produktionssystem. Gleicht sie mit einer Excel-Tabelle vereinbarter Preise ab. Gibt jede Zeile manuell in das Buchhaltungsprogramm ein. Erstellt PDFs. Mailt sie einzeln. Zwei Tage, manchmal drei.
Dann beginnt die zweite Welle: die Anrufe wegen Positionen, die die Praxis nicht erkennt, die Korrekturen, die neu ausgestellten Rechnungen. Ein weiterer halber Tag weg. Bis das Geld ankommt, hat das Labor eine volle Woche Verwaltungszeit für einen Prozess verloren, der automatisch sein sollte.
Jeder Fall hat einen Preis. Der Preis kommt aus dem praxisspezifischen Preisblatt, das beim Onboarding der Praxis definiert wurde. Wenn der Fall geschlossen wird, ist die Zeile fixiert.
Am 1. des nächsten Monats gruppiert die Plattform alle geschlossenen Fälle des Vormonats pro Praxis und erstellt einen Rechnungsentwurf. Das Labor prüft die Entwürfe auf einem Bildschirm, gibt sie alle mit einer einzigen Aktion frei und das System:
Das Labor hat sich von zwei Tagen Arbeit auf fünfzehn Minuten Prüfung reduziert.
Preise leben auf einem Preisblatt, nicht in einer Tabellenkalkulation. Das Preisblatt ist pro Praxis. Die Plattform wendet es automatisch an, wenn der Fall erstellt wird. Der Techniker tippt nie einen Preis.
Rechnungen werden pro Praxis pro Monat erstellt, mit einer Zeile pro Fall. Praxen, die eine Rechnung pro Fall wollen, erhalten das als Konfigurationsoption. Die Plattform sollte kein einzelnes Abrechnungsmodell erzwingen.
Finanzbehörden wollen lückenlose Sequenzen. Die Plattform erzwingt dies. Keine Lücken, keine manuellen Bearbeitungen der Nummer.
Spanien hat Verifactu und Facturae, Italien hat SDI, Frankreich hat Chorus Pro, Deutschland hat XRechnung. Die Plattform muss das gesetzlich vorgeschriebene Format für das Land des Labors erzeugen. Wenn nicht, zahlen Sie weiterhin einen externen Buchhaltungsservice dafür.
In Europa eliminiert die SEPA-Lastschrift das Mahnwesen. Die Praxis unterschreibt das Mandat einmal. Die Plattform generiert die SEPA-XML-Datei jeden Monat, die Bank zieht das Geld ein, das Labor bestätigt mit wenigen Klicks.
Für Praxen, die Kartenzahlung bevorzugen, ermöglicht Stripe Connect auf der Plattform die Online-Bezahlung von Rechnungen. Das Geld kommt am nächsten Tag. Das Labor zahlt eine kleine Gebühr und spart eine Woche Cashflow.
Drei Tage vor dem Fälligkeitsdatum sendet die Plattform eine Erinnerung. Fünf Tage danach eine stärkere. Fünfzehn Tage danach eine letzte Mahnung mit der rechtlichen Formulierung für das Land. Der Laborinhaber sieht nur die Fälle, die einen Anruf erfordern.
DoYourLab erstellt Rechnungen aus Ihren geschlossenen Fällen, sendet sie mit einem Zahlungslink an Praxen, erzeugt SEPA-XML und integriert sich mit Stripe Connect, damit das Geld schneller ankommt. Preise ansehen
Stripe Connect ist das richtige Muster für eine Multi-Tenant-Laborplattform: Jedes Labor hat sein eigenes verbundenes Stripe-Konto, die Plattform erhebt eine kleine Anwendungsgebühr und die Gelder werden direkt an das Labor überwiesen. Praxen bezahlen Rechnungen online per Karte oder Bankeinzug, das Labor erhält das Geld in 1 bis 2 Tagen.
Die Einrichtung ist ein einmaliges Onboarding innerhalb der Plattform. Danach trägt jede Rechnung einen Zahlungslink. Keine manuelle Abstimmung. Die Plattform markiert die Rechnung als bezahlt, sobald der Webhook ausgelöst wird.
Ein Labor mit 200 Fällen pro Monat und 30 aktiven Praxen verbringt typischerweise 16 Stunden pro Monat mit der Abrechnung im manuellen Flow. Bei realen Kosten von 25 EUR pro Stunde sind das 400 EUR im Monat, plus die Kosten der verspäteten Zahlungen, die folgen, weil das Geld langsamer ankommt.
Der Wechsel zu einer Plattform, die im gleichen Preisbereich liegt und 90 % dieser Arbeit eliminiert, amortisiert sich im ersten Monat. Der Zweiteffekt – schnelleres Geld – setzt Betriebskapital frei, das für Material, Personal oder Marketing ausgegeben werden kann statt für eine Kreditlinie.
Rechnungsstellung ist die letzte Meile des digitalen Workflows, muss aber von Anfang an eingebunden sein. Wenn der Katalog und die Preisblätter nicht sauber sind, werden es die Rechnungen auch nicht sein. Wir behandeln die Katalogeinrichtung im Dentallabor-Software-Leitfaden und den vollständigen Rollout im schrittweisen Plan zur Digitalisierung eines Labors.
Katalog richtig einrichten, Preisblätter pro Praxis verknüpfen, Fälle ordnungsgemäß abschließen. Die Rechnungsstellung erledigt sich dann von selbst.